運用ルールのひな形 『フォーム営業の教科書』（アポツム編集部）読者特典 https://apotsumu.com/textbook ※会社名・人名・住所・電話番号・URL は架空のものです。〔 〕は、自社や相手に合わせて書きかえるところです。 ※自社の営業活動で使うために、自由に書きかえてお使いください。 ======================================== 付録C 運用ルールのひな形 ======================================== ■ ひな形1　表紙・目的と基本方針・役割と責任者 フォーム営業 運用ルール　第〔 〕版 改訂日：〔 〕年〔 〕月〔 〕日 運用責任者：〔 〕 この版で変えたこと：〔 〕 1. 目的と基本方針 ・目的：〔 〕 ・相手に迷惑をかけない。迷ったら送らない。 ・「営業お断り」の表示がある会社と、NGリストの会社には送らない。 ・すべての文面に、送信者の情報と停止の案内を入れる。 ・同じ会社に重ねて送らない。 ・停止の依頼には、経路を問わず、会社全体として応じる。 2. 役割と責任者（兼務してもよいが、文面の作成者と承認者は別の人にする） 運用責任者：〔 〕 リスト担当：〔 〕 文面の作成者：〔 〕 承認者：〔 〕 送信担当：〔 〕 受付担当：〔 〕　休むときの代わり：〔 〕 法律の相談先：〔 〕　相談する段階：〔 〕 ■ ひな形2　送る相手の基準・NGリストの管理・連絡の上限 3. 送る相手の基準 ・狙う顧客像：〔 〕 ・狙わない条件：〔 〕 ・送らない相手：NGリストの会社、「営業お断り」の表示がある会社、〔 〕 ・「営業お断り」を確かめる時：リストを作るときと、送る直前 ・リストを買うとき：〔 〕が、出どころ・更新日・項目・使える範囲を確かめて記録する 4. NGリストの管理 ・置き場所：〔 〕（会社で1つ。部署・担当者・外注先ごとにコピーを持たない） ・登録できる人：依頼を受けた人は誰でも ・削除できる人：〔 〕だけ。理由を確かめ、履歴に残す ・照らす目印：法人番号とドメイン（会社名だけで照らさない） ・照らす時：リストを作るときと、送る直前 ・使う人：フォーム・電話・メール・手紙のすべての担当 ・外注先との共有：〔同じものを見てもらう／〔 〕ごとに最新版を渡す〕 5. 同じ会社への連絡の回数と間隔の上限（方法をまたいで数える） ・上限：〔 〕日に〔 〕回まで ・通算：〔 〕回まで ・区切りの連絡を送ったあと：〔 〕 ・断り・停止の依頼・苦情があった会社：期間にかかわらず送らない ・グループ会社の扱い：〔 〕 ■ ひな形3　文面の基準と承認・送信の手順 6. 文面の基準と承認 ・必ず入れるもの：名乗り、提案の理由、お願い1つ、停止の案内、送信者の情報 ・使わない言葉：根拠を示せない「No.1」「最安」「必ず」、〔 〕 ・作成者は、付録Bで点検してから承認を申請する ・型を承認する人：〔 〕 ・差し込み部分を確かめる人：〔 〕 ・承認の記録：文面の版・承認者・日付を〔 〕に残す ・承認のあとで文面・送り先・送信者を変えたら、承認し直す ・1人が1日に承認する数の上限：〔 〕件 7. 送信の手順 ・送る時間帯：相手の営業時間の中の〔 〕時〜〔 〕時 ・1日に送る数の上限：1人〔 〕社まで ・問い合わせの種別：「営業・ご提案」か「その他」。どちらもなければ送らない ・CAPTCHA：人が確かめて答える。自動で突破しない ・ログインが必要なフォーム：送らない ・完了したか分からないとき：再送しない。記録は「不明」 ・使うツール：〔 〕 ・ツールの設定を変えられる人：〔 〕 ■ ひな形4　記録と保存・停止の依頼・苦情とSNS 8. 記録と保存 ・送信記録と承認の記録：〔 〕年 ・NGリストと変更の履歴：〔 〕 ・停止の依頼と苦情の記録：〔 〕 ・名簿を買ったときの確認の記録：〔 〕年（法令の期間を確かめて決める） ・置き場所：〔 〕 ・見られる人：〔 〕 9. 停止の依頼 ・受け付ける経路：返信、電話、停止用のページ、〔 〕（どの経路でも依頼として扱う） ・範囲：会社全体（グループ全体を求められたら、その範囲） ・NGリストへの登録：受けてから〔 〕以内（遅くとも〔 〕営業日以内） ・予約済みの送信の停止：登録と同時 ・外注先・他部署への連絡：受けてから〔 〕以内 ・相手への返事：〔 〕営業日以内。受け付けたことだけを短く伝える ・反映の確認：〔 〕に1回、送信記録と照らす 10. 苦情とSNS ・受けた人：反論せずに記録し、〔 〕に報告する ・調べる前に：その会社をNGリストに登録する ・一次の返事：受けてから〔 〕以内 ・責任者にすぐ上げるもの：法的な措置・賠償・請求の言葉、弁護士や官公庁からの連絡、個人情報の開示や利用停止の求め、くり返しの送信、SNSへの投稿 ・自社名での検索：〔 〕に1回（担当：〔 〕） ・公式の説明を出すかを決める人：〔 〕 ・しないこと：言い返す、相手のせいにする、法的な評価や賠償の約束を書く、おわびに提案を添える、個人のアカウントで反応する ■ ひな形5　送信を止める基準・個人情報の扱い・外注先の管理・教育と点検 11. 送信を止める基準 ・停止の依頼率が〔 〕%を超えたとき、または前回の〔 〕倍になったとき ・苦情が〔 〕件あったとき ・止めて見直すかを決める人：〔 〕 12. 個人情報の扱い ・リストに担当者名の列を〔つくらない／つくる（理由：〔 〕）〕 ・個人の情報を見られる人：〔 〕 ・持ち出し：〔禁止／条件：〔 〕〕 ・AIに入れない情報：個人の連絡先、返信の文章の名前とアドレス、〔 〕 ・プライバシーポリシーの利用目的の確認：〔 〕が〔 〕に1回 13. 外注先の管理 ・始める前に渡すもの：このルール、最新のNGリスト、承認済みの文面、停止の依頼の受付方法 ・停止の依頼の共有：互いに受けてから〔 〕以内 ・送信記録の報告：〔 〕に1回 ・点検：受け取った記録を自社のNGリストと照らす ・契約が終わるとき：渡したリストの返却か消去を確かめる 14. 教育と点検・改訂 ・新しい担当者：最初の〔 〕社は、全件を承認者が確かめる ・毎月の点検日：毎月〔 〕日（点検の項目は第11章の11-9） ・ルールの見直し：〔 〕か月ごと（担当：〔 〕） ■ ひな形6　停止の依頼・苦情の受付票 受けた日時：〔 〕年〔 〕月〔 〕日 〔 〕時〔 〕分 受けた人：〔 〕 会社名：〔 〕 法人番号：〔 〕　ドメイン：〔 〕 受けた経路：〔返信／電話／停止用のページ／そのほか（〔 〕）〕 種類：〔停止の依頼／苦情／両方〕 相手の言葉（そのまま写す）：〔 〕 範囲：会社全体（ほかの範囲を求められたら：〔 〕） NGリストに登録した日時と人：〔 〕 予約済みの送信を止めた日時：〔 〕 外注先・他部署に伝えた日時と方法：〔 〕 返事をした日時：〔 〕 運用責任者への報告：〔要／不要〕　報告した日時：〔 〕 原因と直したこと（苦情のとき）：〔 〕 ■ 記入例　ひな形4「9. 停止の依頼」 ・受け付ける経路：返信、電話、停止用のページ、担当者個人あてのメール（どの経路でも依頼として扱う） ・範囲：会社全体（グループ全体を求められたら、その範囲） ・NGリストへの登録：受けた当日中（遅くとも翌営業日） ・予約済みの送信の停止：登録と同時 ・外注先・他部署への連絡：受けた当日中 ・相手への返事：1営業日以内。受け付けたことだけを短く伝える ・反映の確認：毎週1回、送信記録と照らす