データの
フォーム営業支援サービス「アポツム」と「アポツム日程調整」が、どんなデータを、どこに、いつまで保存し、誰が見られるかをまとめています。定めの全文はプライバシーポリシーと利用規約をご覧ください。
要点
- カード情報は持ちません。お支払いのカード情報は、アポツムのサーバーを通らず、決済会社の Stripe が直接受け取ります。
- 利用企業ごとに分けて保存します。予約・連絡先・送信の記録などは、利用企業ごとに分けた専用のデータベース（専用サーバー）に保存し、ほかの利用企業からは見えません。
- 保存期間を選べ、期間が過ぎたら自動で消します。消す7日前に、利用企業の管理者へメールでお知らせします。お知らせを受けてCSVでダウンロードしてから消せます。
- 退会すると、組織のデータを消します。残すのは、請求の記録と、配信停止の申し出（受信した会社を守るため）、「退会した」という記録だけです。
- パスワードは元に戻せない形（ハッシュ）で、カレンダーなどとの連携の鍵は暗号化して保存します。
- アポツムが送るメールの本文は、送信の控えに残しません（控えは宛先と件名だけ）。
- 商談の録音ファイルは保存しません。文字起こしと要約だけを残します。
- AI（OpenAI）に渡した内容は、学習に使われない条件で、応答を OpenAI 側に保存しない設定で使います。
- 運営者も読めない暗号化を選べます。オンにすると、受け取った連絡先と商談の記録は、組織の合言葉でしか開けない形にして保存します。合言葉はアポツムに送らないので、保存したあとは運営者も読めません。
保存する
「専用サーバー」は利用企業ごとに分けたデータベース、「共通基盤」はアカウント・契約など利用企業をまたぐ情報を置くデータベースです。どちらも Cloudflare のクラウドに保存します。
| データ | 保存する場所 | 保存期間 | 見られる人 |
|---|---|---|---|
| アカウント（氏名・メールアドレス・役割、パスワードのハッシュ、パスキーの公開鍵） | 共通基盤 | 退会まで（ほかの組織にも所属していれば、所属が残る間） | 本人と、組織の管理者（氏名・メールアドレス・役割） |
| 組織と契約（組織名・プラン・契約の期間・Stripe の顧客番号） | 共通基盤 | 退会後も請求の記録として保存（組織名は消します） | 組織の管理者・運営者 |
| 予約と日程の投票（予約した方の氏名・連絡先・質問への回答、投票した方の氏名・コメント） | 専用サーバー | 利用企業が選んだ保存期間（はじめは無期限）。退会で削除 | 組織のメンバー |
| 受け取った連絡先（名刺交換・資料のダウンロードで入力された氏名・連絡先） | 専用サーバー（暗号化をオンにすると、組織の合言葉でしか開けない形で保存） | 利用企業が選んだ保存期間。退会で削除 | 組織のメンバー |
| 商談の記録（録音から作った文字起こしと要約。録音ファイルは保存しません） | 専用サーバー（暗号化をオンにすると、組織の合言葉でしか開けない形で保存） | 利用企業が選んだ保存期間。退会で削除 | 組織のメンバー |
| フォーム営業の送信の記録（送った文面・受付の根拠・返信や商談の記録） | 専用サーバー | 利用企業が選んだ保存期間。退会で削除 | 組織のメンバー |
| 営業リスト・商材の情報・送信者の情報・資料・予約ページや名刺の設定 | 専用サーバー | 利用企業が消すか、退会するまで | 組織のメンバー（名刺・予約ページは公開した範囲で、URLを知っている人） |
| Googleカレンダー・Outlook・Zoom との連携の鍵 | 専用サーバー（暗号化して保存） | 連携を解除するか、退会するまで | 画面には出しません |
| 外部への通知（Webhook・Slack・Chatwork）に送った内容 | 専用サーバー | 30日 | 組織のメンバー |
| 操作の記録（監査ログ） | 共通基盤・専用サーバー | 180日 | 組織の管理者 |
| アポツムが送ったメールの控え（宛先・件名。本文は残しません） | 共通基盤 | 180日 | 運営者（メールが届かないときの調査のため） |
| お申し込み・お問い合わせ（申込フォーム、資料・特典のご請求、企業ページへのご依頼の会社名・氏名・連絡先・内容） | 共通基盤 | 3年 | 運営者 |
| 配信停止の申し出（受信企業の名称・ドメイン・申し出た方の連絡先） | 共通基盤と、送った利用企業の専用サーバー | 同じ会社に再び送らないため、退会後も保存 | 運営者と、送った利用企業 |
| 回数の上限（不正な利用を防ぐため）に使う接続元のIPアドレス | 共通基盤（元に戻せない形にして保存） | 数える期間が過ぎたら削除（最長1日） | 画面には出しません |
| 企業データベースの法人の情報（gBizINFO が公開している法人番号・商号・所在地など） | 共通基盤 | gBizINFO の更新に合わせて新しくします | だれでも（企業データベース） |
運営者が
- 運営者の管理画面に出るのは、組織の名前・契約の状態・利用の数、配信停止の申し出、お申し込み、法人確認の依頼などです。予約・受け取った連絡先・送った文面・商談の記録など、専用サーバーの中身は、運営者の管理画面には出しません。
- ただし、運営者はシステムの管理者のため、障害の調査など必要なときは、技術的には専用サーバーの記録に触れられます。例外は、利用企業が「運営者も読めない暗号化」をオンにした記録です（下の「運営者も読めない暗号化」）。
- 法令に基づく求めがある場合を除き、利用企業のデータをほかの利用企業や第三者に渡しません。
運営者も
利用企業の管理者は、「設定 → データの保存」で、組織の合言葉を決めて暗号化をオンにできます。オンにすると、名刺交換・資料のダウンロードで受け取った連絡先と、商談の記録（文字起こし・要約）は、組織ごとの鍵で封をして保存します（これまでの記録にも封をします）。
- 鍵の組は、利用企業のブラウザで作ります。アポツムが預かるのは、封をするための鍵（公開鍵）と、合言葉で包んだ開けるための鍵だけです。合言葉はアポツムに送りません。
- 封を開けられるのは、合言葉を入れたメンバーのブラウザだけです。運営者は、保存したあとの中身を読めません。
- 届いたときのお知らせのメールを送るときと、AIで要約するときだけは、サーバーが中身を扱います。予約は、リマインドや変更の受け付けにサーバーが使うため、暗号化の対象外です。暗号化した記録は、API・MCP からは読めません。
- 合言葉を忘れると、暗号化した記録は誰にも（運営者にも）元に戻せません。
保存期間の
利用企業の管理者は、管理画面の「設定 → データの保存」で、記録の種類ごとに保存期間（無期限・3年・1年・180日・90日・30日）を選べます。期間を過ぎる記録があると、消す7日前に管理者全員へメールでお知らせし、お知らせした分だけを消します。消した記録は、運営者も元に戻せません。
同じ画面から、記録をCSVでダウンロードしたり、退会して組織のデータをすべて消したりできます。手順は使い方マニュアルの「データの保存期間・暗号化・ダウンロード・退会」をご覧ください。
外部の
| サービス | 使う場面 | 渡すもの |
|---|---|---|
| Cloudflare（米国） | データの保管、ページの配信、メールの送信、ロボットの確認、問い合わせフォームを開くブラウザ | 本サービスで扱うデータ（保管と処理のため） |
| Stripe（米国） | 料金の決済 | 請求先の情報。カード情報は Stripe が直接受け取ります |
| OpenAI（米国） | AIを使う設定のとき：文面の作成、営業お断りの判定、商談の文字起こしと要約、商談前の準備メモ | 文面の材料、企業サイトの文章、商談の録音など。準備メモには、予約した方の氏名・メールアドレス・電話番号を渡しません |
| Google・Microsoft・Zoom | 利用企業がカレンダー・会議と連携したとき | 予約の内容（予定・会議として利用企業のアカウントに登録） |
| Slack・Chatwork・利用企業が指定したURL | 利用企業が通知を設定したとき | 予約・投票のお知らせ |
| gBizINFO（経済産業省） | 法人の情報を調べるとき | 法人番号・会社名などの問い合わせ |
お問い合わせ
データの取り扱いについてのご質問や、開示・削除などのご請求は、support@apotsumu.com までご連絡ください（サポート）。