データの保存期間・暗号化・ダウンロード・退会

アポツムでは、記録の種類ごとに保存しておく期間を決められます。期間を過ぎた記録は自動で消すので、要らなくなった個人の情報を持ち続けずにすみます。設定と退会は、組織の管理者だけが行えます。

保存期間を決める

1. 左のメニューの「設定」を開き、「データの保存」タブを選びます。
2. 記録の種類ごとに「保存期間」を選びます（無期限・3年・1年・180日・90日・30日）。はじめは「無期限」で、自動では消しません。
3. 「保存期間を保存」を押します。2段階認証の確認が出たら、パスキーか認証アプリで確認します。

消す前のお知らせとダウンロード

期間を過ぎる記録があると、消す7日前に、組織の管理者全員へメールでお知らせします。メールには、消す日と、種類ごとの件数が書いてあります。

1. 残したい記録は、「データの保存」タブの「ダウンロード（CSV）」のボタンで保存します（Excel で開けます）。
2. 消すのをやめたいときは、保存期間を長くするか「無期限」にして保存します。

お知らせから7日たつと、お知らせした記録だけを消します（日本時間の4時以降）。保存期間を変えたときは、お知らせからやり直すので、短くしてもすぐには消えません。消した記録は、運営者も元に戻せません。

運営者も読めない暗号化

受け取った連絡先（名刺交換・資料のダウンロード）と商談の記録（文字起こし・要約）を、組織の合言葉でしか開けない形にして保存できます。合言葉はアポツムに送らないので、保存したあとは運営者も中身を読めません。

1. 「データの保存」タブの「運営者も読めない暗号化」で、組織の合言葉（12文字以上）を2回入力します。
2. 「合言葉を忘れると、暗号化した記録は元に戻せないことを理解しました」にチェックを入れ、「暗号化をオンにする」を押します。これまでの記録にも、すぐに封をします。
3. 記録を読むメンバーに、合言葉を伝えます（メールやチャットに残さない方法がおすすめです）。

暗号化した記録を開くと、「○件の記録は暗号化されています」と出ます。組織の合言葉を入れて「開く」を押すと、その画面で読めます。「この端末で覚える」にチェックを入れると、次からは合言葉を入れずに読めます（共用のパソコンでは使わないでください）。覚えさせた端末では、「この端末で忘れる」で消せます。

退会して、組織のデータをすべて消す

アポツムをやめるときは、組織のデータをすべて消して退会できます。

1. 有料の契約（フォーム営業・日程調整の有料プラン・企業データの有料プラン）があるときは、先に解約し、契約の期間が終わるのを待ちます。
2. 「データの保存」タブで、残したい記録をCSVでダウンロードします。
3. 「退会の手続きを始める」を押し、ダウンロードを済ませたことにチェックを入れて、組織の名前を入力します。
4. 「すべて消して退会する」を押します。

この組織の記録（予約・予約ページ・名刺・送信の記録・商談の記録・資料・連携の設定など）とメンバーの所属がすべて消え、ログアウトします。ほかの組織に所属していないメンバーは、アカウントも消えます。