問い合わせフォーム営業の例文12選｜返信につながる文面の型
公開 アポツム編集部
フォーム営業の文面を書こうとして、「何から書けばよいか分からない」「毎回ゼロから考えるのが大変」と感じていませんか。問い合わせフォームから届いた営業の文面は、窓口の担当者が最初の数行を読んで、社内に回すかどうかを決めます。
この記事では、返信につながりやすい文面の型と、きっかけ別・業種別にそのまま使える例文12個を紹介します。件名の付け方、避けたい表現、送る前のチェックもあわせてまとめました。フォーム営業の全体の進め方は、フォーム営業とは？メリット・デメリットと成果が出る進め方で解説しています。
返信につながる文面の5つの部品
フォーム営業の文面は、次の5つの部品でできています。この順番に並べるだけで、読み手が迷わない文面になります。
図の内容を文字で読む
- 宛名会社名と「ご担当者さま」
- 名乗り会社名と名前を最初の一文で
- 提案する理由なぜ御社に連絡したのかを一文で
- 提案と小さなお願いできることと、15分の説明など軽い次の一歩
- 送信者と停止の案内連絡先と、今後の連絡が不要な場合の伝え方
いちばん大事なのは「提案する理由」
窓口の担当者は、届いた文面が自社に関係あるかどうかを判断します。そのときの手がかりが「なぜうちに連絡してきたのか」です。どの会社にも当てはまる書き出しでは、一斉に送られた営業だと受け取られてしまいます。
図の内容を文字で読む
理由が伝わらない
- 貴社のホームページを拝見し、ご連絡しました
- 多くの企業さまにご案内しております
- 業務の効率化にご興味はありませんか
理由が伝わる
- 来月の〇〇展に出展されると拝見しました
- 〇〇市に新しい店舗を開かれると知りました
- 営業職の募集を増やされていると拝見しました
理由は、相手のホームページのお知らせ、求人、展示会の出展者の一覧など、公開されている情報から見つけます。「拝見しました」「知りました」と事実だけを書き、「お困りのはずです」のような決めつけは避けましょう。
文面の基本の型
5つの部品を並べると、次の形になります。このあとの例文は、すべてこの型をもとにしています。
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 （提案する理由を一文で）を拝見し、ご連絡しました。 当社は（誰の・どんな困りごとを・どう解決するか）を提供しています。 ご興味があれば、15分ほどオンラインでご説明させてください。 ご都合のよい日時は、こちらからお選びいただけます。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
きっかけ別の例文6選
相手の会社に新しい動きがあるときは、それがそのまま提案する理由になります。お知らせや求人を見て、次のようなきっかけを探してみてください。
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇展への出展を拝見し、ご連絡しました。 当社は、展示会で名刺交換した方へのお礼と商談のご案内を、まとめて送れるサービスを提供しています。 出展後のフォローの手間を減らしたいとお考えでしたら、15分ほどご説明させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇市に新店舗を開かれるとのお知らせを拝見し、ご連絡しました。 当社は、開店時のチラシや店頭の看板の制作を、店舗ごとにお手伝いしています。 開店準備のご予定に合わせて、これまでの制作物の例をお見せできればと思います。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 営業職の募集を増やされていると求人ページで拝見し、ご連絡しました。 当社は、応募者が面接の日時を自分で選べる仕組みを提供しており、日程の連絡の往復を減らせます。 面接の調整に時間がかかっていれば、15分ほどご説明させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 人事支援部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇に新しい営業所を開設されたと拝見し、ご連絡しました。 当社は、新しい拠点のパソコンやネットワークの設定と、開設後の保守をまとめてお引き受けしています。 今後も拠点を増やすご予定があれば、進め方をご紹介させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 新サービス「〇〇」の発表を拝見し、ご連絡しました。 当社は、導入したお客さまへの取材記事や事例紹介の制作をお手伝いしています。 発表後の情報発信をお考えでしたら、制作の流れを15分ほどご説明させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 海外向けの販売を始められたとのお知らせを拝見し、ご連絡しました。 当社は、ホームページの英語版の制作と、英語のお問い合わせへの対応をお手伝いしています。 英語ページの整備をお考えでしたら、これまでの進め方をご紹介させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
業種別の例文6選
業種によって、窓口の担当者が気にする点は違います。相手の仕事の言葉で書くと、関係のある提案だと伝わりやすくなります。
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴社の製品ページで、〇〇の部品を使われていると拝見し、ご連絡しました。 当社は〇〇県で、試作から少ない数の量産までの金属加工を行っています。 加工の協力先をお探しの際に、候補に加えていただければ幸いです。設備の一覧をお送りできます。 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴社の〇〇が、外部のサービスとの連携の仕組みを公開されていると拝見し、ご連絡しました。 当社の勤怠管理サービスと連携できれば、双方のお客さまの入力の手間を減らせると考えています。 連携の可否について、ご担当の方と15分ほどお話しできれば幸いです。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 事業開発部 山田太郎（03-0000-0000）
〇〇税理士事務所 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴事務所が法人の顧問サービスをご紹介されているのを拝見し、ご連絡しました。 当社は、顧問先から毎月の書類を集める作業を、オンラインでまとめて管理できるサービスを提供しています。 書類の回収にお手間がかかっていれば、15分ほどご説明させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇地方への出店を進められていると拝見し、ご連絡しました。 当社は、複数の店舗の衛生点検と清掃を、同じ基準で定期的にお引き受けしています。 店舗が増えたあとの管理についてお考えでしたら、点検の進め方をご紹介させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴社のホームページで、賃貸物件の紹介に力を入れていらっしゃると拝見し、ご連絡しました。 当社は、物件の写真撮影と、室内を見渡せる映像の制作を行っています。 物件の掲載に合わせて、撮影の流れを15分ほどご説明させてください。 https://example.com/booking 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎（03-0000-0000）
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴社が中小企業向けにITの導入を支援されていると拝見し、ご連絡しました。 当社の経費精算サービスを、貴社のお客さまにご紹介いただける販売パートナーを募集しています。 条件などをまとめた資料がございますので、ご関心があればお知らせください。 今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ パートナー推進部 山田太郎（03-0000-0000）
件名の付け方
フォームに「件名」の欄がある場合は、会社名と用件がひと目で分かるように書きます。件名は、窓口の担当者がどの部署に回すかを決める手がかりになるためです。
- 〇〇展のあとの商談づくりのご提案（株式会社△△）
- 新店舗の販促物の制作について（株式会社△△）
- 面接の日程調整を減らす方法のご案内（株式会社△△）
「【重要】」「至急」「ご確認のお願い」のように、中身が分からず急かす件名は避けましょう。「先日の件」のように、やりとりがあったように見せる件名も、信用を失う原因になります。
フォームによっては、「お問い合わせの種類」を選ぶ欄があります。「営業・ご提案」や「その他」があればそれを選び、「製品について」「採用について」など別の用件の種類は選ばないようにします。
避けたい表現と言いかえ
丁寧に書いたつもりでも、次のような表現は読み手に悪い印象を与えます。
| 避けたい表現 | 理由 | 言いかえの例 |
|---|---|---|
| お世話になっております | 取引があるように見える | 突然のご連絡失礼いたします |
| 必ず売上が上がります | 根拠のない言い切りは信用を落とす | 〇〇のお手伝いをしています |
| 本日中にご返信ください | 頼んでいない相手を急かす | ご興味があればお知らせください |
| ご担当者さまに必ずお渡しください | 窓口の人に負担をかける | 関係する部署がございましたらご共有ください |
| 長い会社紹介 | 用件が埋もれる | 自社の説明は2行まで |
一斉に送るときは、宛名が別の会社名のままになっていないか、「〇〇」が残っていないかも必ず確かめます。差し込みの誤りは、それだけで読まれなくなる原因になります。
送る前に確かめたいこと
例文を使うときも、送る直前に次の点を確かめましょう。
図の内容を文字で読む
- 宛名の会社名が正しいか別の会社名や「〇〇」が残っていないか
- 提案する理由がその会社だけのものかほかの会社にも当てはまる書き出しになっていないか
- 送信者が書いてあるか会社名・担当者名・電話番号などの連絡先
- 停止の案内があるか今後の連絡が不要な場合の伝え方
- 文字数の制限に収まるか長いときは自社の説明から削る
- 「営業お断り」の表記がないかフォームの上下や注意書きの画像も見る
- 同じ会社に送っていないか別の担当者や別の施策で送っていないか
文字数の制限が厳しいフォームでは、自社の説明や実績の紹介から削ります。名乗り・提案する理由・送信者・停止の案内の4つは残してください。
「提案する理由」を1社ずつ書く手間を減らす
例文の型は使い回せますが、提案する理由だけは、1社ずつ相手を調べないと書けません。数百社に送ろうとすると、ここがいちばん時間のかかる作業になります。
アポツムでは、AIが営業先を提案し、1社ずつ「提案する理由」を書いた文面を作ります。担当者が内容を確かめて承認した文面だけを、問い合わせフォームから送ります。すべての文面に会社名・担当者・連絡先と配信停止の案内が入り、企業ごとの予約リンクから、興味を持った企業がその場で商談を予約できます。
ツールを比べるときの見方は、フォーム営業ツールの選び方にまとめています。
よくある質問
例文をそのまま使ってもよいですか？
型としてはそのまま使えますが、提案する理由の一文は、必ず相手ごとに書きかえてください。どの会社にも同じ文面を送ると、一斉送信だと分かり、読まれにくくなります。
文面はどのくらいの長さがよいですか？
フォームの欄に入れたとき、大きくスクロールせずに読み終えられる長さが目安です。伝えたいことが多いときは、資料や予約のリンクに任せて、文面は短くまとめます。
返信がないとき、もう一度送ってもよいですか？
同じ内容をくり返し送るのは避けましょう。時間をあけて別の提案をする場合も、停止の依頼があった会社や「営業お断り」の会社は必ず除きます。何度まで送るかは、社内でルールを決めておくと安心です。
停止の案内は必ず入れたほうがよいですか？
入れましょう。相手が今後の連絡を断りやすくしておくことは、フォーム営業の基本的なマナーです。断り方が書いてあることで、送り手の誠実さも伝わります。
まとめ
- 文面は「宛名・名乗り・提案する理由・提案と小さなお願い・送信者と停止の案内」の5つの部品で組み立てる
- いちばん大事なのは、その会社だけに当てはまる「提案する理由」
- 件名は会社名と用件を入れ、急かす言葉ややりとりがあったように見せる言葉は避ける
- 根拠のない言い切り、急かす表現、差し込みの誤りは信用を落とす
- 送る前に、送信者・停止の案内・営業お断り・重複を確かめる
まずは例文の型をもとに、相手ごとの提案する理由を一文ずつ書いてみてください。
