営業リストの作り方｜無料でできる方法と精度を上げるコツ

新規開拓を始めようとすると、最初につまずくのが「どこに連絡すればいいのか」です。思いついた会社を並べただけのリストでは、連絡しても話がかみ合わず、時間ばかりかかってしまいます。

営業リストは、ただ会社の名前を集めたものではありません。誰に、なぜ連絡するのかが分かる一覧にしておくと、文面も電話の話し方も決めやすくなります。この記事では、お金をかけずに営業リストを作る手順と、精度を上げるコツ、気をつけたい個人情報の扱いをまとめます。

営業リストとは

営業リストとは、これから連絡する見込みのある会社を、連絡先や特徴と一緒にまとめた一覧です。表計算ソフトで作ることが多く、テレアポ・営業メール・問い合わせフォーム営業・郵送のDMなど、どの方法で新規開拓をするときにも土台になります。

リストの出来は、そのあとの成果を大きく左右します。たとえば、自社の商品を必要としていない会社ばかりのリストでは、文面をどれだけ工夫しても返事は来ません。反対に、いま困っていそうな会社を選べていれば、短い文面でも話を聞いてもらえる可能性が上がります。

営業リストを作る5つの手順

営業リストは、次の5つの手順で作ると、あとから使いやすいものになります。

図の内容を文字で読む

1. 狙う顧客像を決める業種・地域・規模と、いま困っていそうな理由
2. 情報源を決める公式サイト・会員名簿・出展者一覧など
3. 項目を決める社名・窓口・きっかけ・確認日など
4. 重複と古い情報を整理する同じ会社・閉鎖・移転を取り除く
5. NGリストと照らし合わせる取引先や営業お断りの会社を外す

1. 狙う顧客像を決める

最初に、どんな会社に連絡したいのかを言葉にします。いきなり会社を探し始めると、「なんとなく良さそう」な会社が集まり、あとで絞り直すことになります。

決めておきたいのは次の4つです。

• 業種：自社の商品が役に立ちやすい業種はどこか
• 地域：訪問できる範囲か、オンラインで全国に対応できるか
• 規模：従業員数や拠点の数など、提案が合う大きさ
• きっかけ：いま、自社の商品が必要になりそうな動きは何か

とくに大切なのが4つ目のきっかけです。業種や規模が合っていても、相手にいま必要がなければ話は進みません。たとえば、展示会への出展を予定している、新しい店舗を開く、拠点が増えている、採用を強化している、といった動きは、新しい取り組みを検討している合図になります。

これまでに取引が決まったお客様に共通する点を書き出すと、狙う顧客像を決めやすくなります。

2. 情報源を決める

狙う顧客像が決まったら、その条件に合う会社をどこで探すかを決めます。業種で絞るなら業界団体の会員名簿、きっかけで絞るなら展示会の出展者一覧や求人情報というように、狙う顧客像から逆算して選ぶと、むだな会社が混ざりにくくなります。無料で使える情報源は意外と多くあります。くわしくは次の章で紹介します。

3. 項目を決める

集める項目を先に決めておくと、人によって書き方がばらつかず、あとで並べ替えや絞り込みがしやすくなります。項目のテンプレートは、後半の表をそのまま使ってください。

4. 重複と古い情報を整理する

いくつかの情報源から集めると、同じ会社が何度も出てきます。また、移転や閉鎖、社名の変更などで、情報はだんだん古くなります。連絡する前に、次の点を確かめましょう。

図の内容を文字で読む

• 社名の書き方をそろえる「株式会社」の位置、全角と半角、略称を統一する
• 同じ会社が2行ないか法人番号やホームページのURLで見分ける
• 支店やグループ会社の扱い本社にまとめるか、拠点ごとに分けるかを決める
• 公式サイトが開けるか開けない会社は、移転や閉鎖を疑って確かめる
• 確認した日が古すぎないか古い行は、連絡の前にもう一度確かめる

5. NGリストと照らし合わせる

最後に、連絡してはいけない会社をリストから外します。既存の取引先、商談中の会社、過去に「今後の連絡は不要」と言われた会社、ホームページで「営業お断り」と書いている会社などです。

NGリストは担当者ごとに持つのではなく、会社で1つにまとめておくのがおすすめです。別の担当者が同じ会社に連絡してしまう事故を防げます。「営業お断り」の見分け方は、「営業お断り」のフォームに送ってはいけない理由と見分け方でくわしく解説しています。

無料で使える情報源

営業リストは、有料のデータを買わなくても、公開されている情報から作れます。代表的な情報源と、それぞれで分かることを比べてみましょう。

図の内容を文字で読む

項目	分かること	向いている使い方	気をつけること
企業の公式サイト	事業内容・拠点・問い合わせ窓口	1社ずつの確認と、提案の理由を書くとき	1社ずつ見るので時間がかかる
業界団体の会員名簿	同じ業界の会社の名前と所在地	業種で絞ったリストの土台	載っていない会社もある
展示会の出展者一覧	出展する会社と、出す製品の分野	出展という動きをきっかけにする	会期が終わると公開が終わることもある
求人情報	採用している職種や拠点	採用の強化をきっかけにする	求人の掲載が終わっていることがある
プレスリリースやニュース	新店舗・新拠点・新サービス	最近の動きをきっかけにする	発表から時間がたつと状況が変わる
公的機関が公開する法人の情報	正式な社名・所在地・法人番号	社名の確認と重複の見分け	事業内容や窓口までは分からない

どの情報源も、まずは公式サイトで確かめるのが基本です。名簿や一覧の情報は、更新の時期によっては古くなっていることがあります。

また、サイトによっては、利用規約で情報の収集や転載を禁じていることがあります。情報源ごとに規約を確かめ、相手のサーバーに負担をかけるような集め方はしないようにしましょう。

営業リストの項目テンプレート

項目は多すぎると入力が続かず、少なすぎると連絡するときに困ります。最初は次の表くらいから始めて、使いながら足したり減らしたりするのがおすすめです。

「きっかけ」と「確認日」の列は、ほかのテンプレートでは省かれがちですが、精度を上げるうえでとくに役に立ちます。きっかけは文面の「なぜ御社に連絡したのか」にそのまま使えますし、確認日があれば、古い情報を見つけやすくなります。

営業リストの精度を上げるコツ

図の内容を文字で読む

• きっかけで絞る業種や規模だけでなく、いま必要としていそうな動きで選ぶ
• 理由を一言で書く1社ずつ「なぜこの会社か」をメモしておく
• 確認日を残すいつ確かめた情報かが分かれば、古い行を見直せる
• 結果を書き戻す返信や商談になった会社の共通点を、次のリストに生かす

きっかけで絞る

同じ業種の会社をたくさん集めるより、きっかけのある会社に絞って集めるほうが、話が進みやすいことがあります。きっかけになる動きは、公開されている情報から見つけられます。

• 展示会の出展予定：展示会の公式サイトにある出展者一覧や、企業のお知らせ
• 新店舗のオープン：企業のニュースやプレスリリース、店舗のお知らせ
• 拠点が増えている：会社概要の拠点一覧や、移転・開設のお知らせ
• 採用の強化：採用ページや求人情報で、募集している職種や人数の多さ

見つけたきっかけは、リストの「きっかけ」の列に、日付と一緒に書いておきます。きっかけは時間がたつと意味が薄れるので、見つけたら早めに連絡するのがコツです。

結果を書き戻して、次のリストに生かす

連絡したら、その結果をリストの「状況」に書き戻します。返信があった会社、商談になった会社に共通する業種やきっかけが見えてくると、次に作るリストの精度が上がります。反対に、反応がなかった会社の傾向も、狙う顧客像を見直す材料になります。

文面の書き方は、問い合わせフォーム営業の例文も参考にしてください。

個人情報の扱いで気をつけること

営業リストに、担当者の名前や個人のメールアドレスを入れる場合は、個人情報として扱う必要が出てきます。個人事業主の場合は、屋号と一緒に個人の名前や連絡先が載っていることもあります。

あわせて、次のような運用を決めておくと安心です。

• リストを見られる人を、必要なメンバーに限る
• 個人のパソコンや私用のクラウドにコピーしない
• 退職や異動が分かった担当者の情報は、更新するか消す
• 「今後の連絡は不要」と言われたら、すぐにNGリストへ移す

手作業で作る時間と、ツールの使いどころ

営業リストは無料で作れますが、時間はかかります。たとえば、1社の情報を調べて入力するのに3分かかるとすると、500社で1,500分、つまり25時間です（3分×500社＝1,500分）。きっかけまで調べると、さらに長くなります。

アポツムでは、AIが「売れそうな顧客層」と営業先を提案し、1社ずつ「提案する理由」を書いた文面を作ります。営業先を選ぶきっかけの例には、展示会の出展予定、新店舗のオープン、拠点が増える企業、採用の強化といった動きがあります。既存の取引先などを除くNGリストや、別のキャンペーンも含めた同じ法人への二重送信の防止もあるので、リストの整理にかかる手間を減らせます。

リストを作ったあと、どの方法で連絡するかは、新規開拓の営業手法12選で比べています。問い合わせフォームから届ける方法は、フォーム営業とはで全体の流れを紹介しています。

よくある質問

営業リストは何社くらいから始めればよいですか？

商材や狙う業種によって変わります。最初は数十社でも十分です。少ない数で連絡してみて、返信や商談になった会社の傾向を見てから、条件を見直して数を増やすほうが、むだが少なくなります。

有料のリストを買うのと、自分で作るのはどちらがよいですか？

有料のリストは、たくさんの会社をすぐに集められるのが利点です。一方で、自社が狙う顧客像やきっかけに合っているとは限りません。買う場合も、情報をどこから集めたのか、いつ更新したのかを確かめ、使う前に公式サイトで確認することをおすすめします。

問い合わせフォームのURLもリストに入れたほうがよいですか？

フォームから連絡する予定があるなら、入れておくと便利です。ただし、フォームの近くに「営業目的のご連絡はご遠慮ください」といった表記がある会社には送れません。URLと一緒に、営業お断りの表記があるかどうかも記録しておきましょう。

リストはどのくらいの間隔で見直せばよいですか？

決まった正解はありませんが、連絡する前に、その会社の情報をもう一度確かめるのが確実です。確認日の列を作っておくと、古くなった行を見つけやすくなります。

まとめ

• 営業リストは、誰に・なぜ連絡するのかが分かる一覧にする
• 狙う顧客像→情報源→項目→重複と古い情報の整理→NGリストの順で作る
• 公式サイト・業界団体の会員名簿・展示会の出展者一覧などで、無料でも作れる
• 「きっかけ」と「確認日」の列が、精度を上げる鍵になる
• 個人の情報は必要なものだけを集め、扱う人と保管場所を決めておく

まずは少ない数でリストを作り、連絡した結果を書き戻しながら、少しずつ精度を上げていきましょう。