日程調整

空いている日程をテキストでさっと送る方法｜コピペで使える書き方

公開 アポツム編集部

空き日程をテキストで送る　コピペで使える書き方（カレンダーの空いている日時をコピーして、メッセージに貼り付けている会社員のイラスト）

「来週、空いている日時を教えていただけますか」と言われて、カレンダーとメールの画面を行き来しながら日時を打ち込む。日程調整でよくある場面です。予約ページのURLを送るほどではない相手や、URLを送りにくい相手には、空いている日程をテキストで送るのがいちばん手早い方法です。

ただ、書き方がばらばらだと相手が読み取りにくく、返事を待つあいだに同じ時間に別の予定を入れてしまうこともあります。この記事では、コピーしてそのまま使えるテキストの型と、二重予約を防ぐ仮押さえのしかた、英語や時差のある相手への書き方を紹介します。

空き日程をテキストで送るのはどんなとき

予約ページのURLは便利ですが、テキストのほうが合う場面もあります。

  • URLを送りにくい相手：目上の方や初めての相手に、候補を文章でていねいに伝えたいとき
  • チャットで短く返したいとき：社内や取引先とのチャットで、その場で候補を返したいとき
  • 相手がメールの中だけで選びたいとき：ページを開かずに、返信だけで日時を決めたい相手
  • 相手の社内で共有されるとき：テキストなら、相手がそのまま上司や同僚に転送できる

URLとテキストの使い分けの考え方は、日程調整のURLを送るのは失礼？でくわしく紹介しています。

テキストの2つの形

空き日程のテキストには、大きく分けて「日ごとの時間帯でまとめる形」と「枠ごとに並べる形」の2つがあります。

図1空き日程の2つの書き方
空き日程の2つの書き方：見た目、向いている場面、相手の返し方、文章の長さ、仮押さえ
図の内容を文字で読む
項目日ごとの時間帯でまとめる枠ごとに並べる
見た目1日1行で、空いている時間帯を並べる30分・1時間などの枠を、1つずつ並べる
向いている場面空きが多く、相手に幅をもって選んでほしい候補を絞って、そこから選んでほしい
相手の返し方「10日の14時から」など自由に指定「2番で」と番号で答えられる
文章の長さ短くまとまる枠が多いと長くなる
仮押さえ押さえる時間が広くなる押さえる枠がはっきりしている

日ごとの時間帯でまとめる形

1日を1行にして、その日に空いている時間帯を並べる形です。空きが多いときでも短くまとまり、相手は自分の予定に合わせて開始時刻を選べます。

例文日ごとの時間帯でまとめる形
下記の日時でしたら調整が可能です（いずれも30分ほどを想定しております）。

11月10日（火）10:00〜12:00、15:00〜18:00
11月11日（水）13:00〜17:00
11月12日（木）10:00〜11:30
11月13日（金）10:00〜18:00

上記の時間帯の中で、ご都合のよい開始時刻をお知らせください。

枠ごとに並べる形

選べる枠を1つずつ並べ、番号をつける形です。相手は番号で答えるだけなので、返事が短く済みます。候補を絞って出したいときや、社内でまとめて都合を聞くときに向いています。

例文枠ごとに並べる形
下記の候補から、ご都合のよいものをお選びください（各30分）。

1. 11月10日（火）10:00〜10:30
2. 11月10日（火）15:00〜15:30
3. 11月11日（水）14:00〜14:30
4. 11月12日（木）11:00〜11:30

番号でお知らせいただければ、こちらから確定のご連絡をいたします。

予約ページのURLを添える形

テキストで候補を書いたうえで、予約ページのURLを添える形もあります。相手はメールに返信しても、URLから選んでもかまわないので、相手に合わせやすい送り方です。URLを送るのがためらわれる相手でも、「こちらからも選べます」と添える程度なら受け入れられやすくなります。

例文予約ページのURLを添える形
下記の日時でしたら調整が可能です（いずれも30分ほどを想定しております）。

11月10日（火）10:00〜12:00、15:00〜18:00
11月11日（水）13:00〜17:00
11月12日（木）10:00〜11:30

ご都合のよい開始時刻をお知らせください。
下記のページからも、空いている日時をお選びいただけます（ご登録は不要です）。
https://example.com/booking

社内チャット向けの短い形

社内のチャットなら、あいさつや敬語は最小限にして、日時だけを短く並べます。日付は「11/10」のように短く書いても伝わります。

例文社内チャット向けの短い形
来週だと、下記が空いています（30分）。
11/10（火）15:00〜18:00
11/11（水）10:00〜12:00
11/12（木）16:00〜18:00
都合のよい時間をこのスレッドで教えてください。

読みやすいテキストにするための書き方

どちらの形でも、次の点をそろえると、相手が読み間違えにくくなります。

図2空き日程のテキストで確かめること
空き日程のテキストで確かめること：日付と曜日を書く、時刻の書き方をそろえる、始まりと終わりを「〜」でつなぐ、所要時間を書く、形式を書く、返事の期限を書く、時差がある相手にはタイムゾーンを書く
図の内容を文字で読む
  • 日付と曜日を書く曜日があると、相手が自分の予定と照らし合わせやすい
  • 時刻の書き方をそろえる「10:00」と「10時」を混ぜない。24時間表記がおすすめ
  • 始まりと終わりを「〜」でつなぐ「10:00〜12:00」のように、終わりの時刻も書く
  • 所要時間を書く時間帯の中で、何分いただきたいか
  • 形式を書くオンライン・ご訪問・ご来社のどれか
  • 返事の期限を書く候補を押さえておける期間を伝える
  • 時差がある相手にはタイムゾーンを書くどこの時間で書いているかを明記する

チャットで送るときは、1行に1日分を書き、行が長くなりすぎないようにします。スマホの画面では、長い行が折り返されて読みにくくなるためです。

また、カレンダーで空いて見える時間が、そのまま出せる時間とは限りません。対面の打ち合わせなら移動の時間を、前後に会議があるなら準備の時間を見込んで、少し余裕をもった時間帯を書きましょう。

二重予約を防ぐ仮押さえのしかた

テキストで候補を送ると、相手の返事を待つあいだに、同じ時間に別の予定を入れてしまうことがあります。予約ページと違い、テキストで出した候補の時間は、カレンダーに何もしなければ空いたままです。そこで、候補を送るときは仮押さえをしておきます。

図3テキストで候補を送るときの仮押さえ
テキストで候補を送るときの仮押さえ：候補を決める、カレンダーに仮で入れる、候補を送る、決まったら整理する
図の内容を文字で読む
  1. 候補を決めるカレンダーの空きから、出す候補を選ぶ
  2. カレンダーに仮で入れる「仮：〇〇社 打ち合わせ候補」として予定を入れる
  3. 候補を送るテキストを貼り、返事の期限も書く
  4. 決まったら整理する選ばれた枠を本予定にし、ほかの仮の予定を消す

仮押さえをするときは、次の点に気をつけましょう。

  • 押さえる時間を広げすぎない：日ごとの時間帯でまとめる形で「10:00〜12:00、15:00〜18:00」と出すと、その日だけで2時間＋3時間＝5時間を押さえることになります。予定の多い時期は、枠ごとに並べる形で候補を絞ると、押さえる時間を減らせます。
  • 期限を書く：「〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです」と書けば、いつ仮押さえを外してよいかが分かります。
  • 期限を過ぎたら連絡する：仮押さえを外す前に、「先日の候補の件で、ご確認いただけましたでしょうか」とひとこと確かめると親切です。

英語や時差のある相手に送るとき

海外の相手に送るときは、どこの時間で書いているかを必ず明記します。いちばん親切なのは、相手のタイムゾーンに直して書くことです。

たとえば日本（UTC+9）とシンガポール（UTC+8）の時差は1時間で、日本時間の10:00はシンガポール時間の9:00です。先ほどの「日ごとの時間帯でまとめる形」をシンガポール時間に直すと、次のようになります。

例文英語の例（シンガポールの相手に、相手の時間で書く）
Hi Ms. Tan,

Thank you for your reply. Here are some times that work for me for a 30-minute online meeting.
All times are in Singapore Time (SGT, UTC+8).

Tue, Nov 10: 9:00–11:00, 14:00–17:00
Wed, Nov 11: 12:00–16:00
Thu, Nov 12: 9:00–10:30
Fri, Nov 13: 9:00–17:00

Please let me know a start time that works for you, and I will send a calendar invitation with the meeting link.

Best regards,
Taro Yamada

時差のある相手に送るときは、次の点にも気をつけます。

  • 日付がずれることがある：日本の午前は、アメリカ本土では前日の夕方から夜にあたります。日付ごと直して書きましょう。
  • サマータイムに気をつける：アメリカやヨーロッパなどサマータイムのある地域とは、時期によって時差が1時間変わります。
  • 両方の時間を書いてもよい：迷うときは「9:00 SGT (10:00 JST)」のように、両方の時間を並べると確実です。

ワンクリックで空き日程をテキストにする

カレンダーを見ながら日時を打ち込み、曜日を確かめ、時差を計算する。テキストで送る方法は手軽な反面、件数が増えると手間がかかり、写し間違いも起きやすくなります。

アポツム日程調整では、空いている日時をワンクリックで文章にしてコピーできます。

  • 日ごとの時間帯でまとめる形と、枠ごとに並べる形がある
  • 英語や、相手のタイムゾーンでの表記にも対応
  • 予約ページのURLを添えるかどうかを選べる

コピーした文章をメールやチャットに貼るだけで、URLを送らずに候補を伝えられます。相手に合わせて「文章だけ」と「文章＋URL」を使い分けられるのも便利な点です。

空いている日時をワンクリックでコピーして、メールに貼り付けている会社員のイラスト
空き日程を文章にする手間が減れば、相手に合わせた送り方を選びやすくなります

よくある質問

候補はいくつ、何日分出せばよいですか？

相手や場面によりますが、3つ前後の候補を、数日先からの範囲で出すことが多いでしょう。少なすぎると合わずに出し直しになり、多すぎると相手が選ぶのに時間がかかります。考え方は候補日の出し方のマナーでくわしく解説しています。

時刻は「13時」と「13:00」のどちらがよいですか？

どちらでもかまいませんが、1つのテキストの中でそろえることが大切です。「13:00〜14:00」のような24時間表記は、午前と午後を取り違えにくく、海外の相手にも伝わりやすい書き方です。

相手が候補にない日時を指定してきたら？

カレンダーを確かめて、空いていればそのまま受けて構いません。空いていない場合は、「あいにくその時間は予定が入っておりまして」とひとことおわびし、近い日時の候補を出し直します。

メールで送るときの全体の文面は？

テキストの前後に、あいさつや打ち合わせの目的、締めの言葉を加えます。場面ごとの例文は、日程調整メールの書き方と例文にまとめています。

まとめ

  • 空き日程をテキストで送ると、URLを送りにくい相手にも、メールやチャットで手早く候補を伝えられる
  • 書き方は「日ごとの時間帯でまとめる形」と「枠ごとに並べる形」の2つ。空きの多さと相手に合わせて選ぶ
  • 日付と曜日、時刻の書き方、所要時間、形式、返事の期限をそろえる
  • テキストで出した候補は守られないので、カレンダーに仮押さえしておく
  • 海外の相手には、相手のタイムゾーンに直すか、両方の時間を書く

テキストの型を決めておけば、空き日程を聞かれたときに迷わず返せます。まずは自分がよく使う形を1つ決めてみましょう。

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