日程調整のURLを送るのは失礼？相手に合わせた使い分けと文面
公開 アポツム編集部
日程調整ツールを使い始めると、「取引先にURLを送って、選んでもらうのは失礼にあたらないか」と迷う場面があります。便利なのは分かっていても、相手によっては「自分で選んでおいて」と言っているように受け取られないか、気になるものです。
結論からいうと、URLを送ること自体が失礼なのではなく、相手と送り方によって受け取られ方が変わります。この記事では、URLが失礼に感じられやすい理由と、相手に合わせた使い分け、URLに添える文面、URLを使わずに候補を伝える方法を紹介します。
日程調整のURLは失礼なのか
日程調整のURLには、相手にとってよい面と、気になる面の両方があります。どちらか一方だけを見て「失礼だ」「失礼ではない」と決めつけず、両方を知ったうえで使い分けるのが現実的です。
失礼だと感じられやすい理由
図の内容を文字で読む
- 相手に作業をお願いしているURLを開き、日時を選び、名前を入力するのは相手の手間になる
- 一方的に見える「この中から選んで」と、こちらの都合を押しつけているように見える
- 事務的に見えるURLだけの短い文面は、冷たい印象になりやすい
- 慣れていない人もいる見慣れないページを開くことに、ためらいを感じる人もいる
とくに、こちらから時間をお願いしている立場のときに、URLだけを送ると「お願いしているのに相手に選ばせる」形になり、違和感を持たれやすくなります。
URLがかえって喜ばれる理由
一方で、URLのほうが相手にとって楽な場面も多くあります。
- 相手の好きなときに、空いている日時を一覧で見て選べる
- メールの往復が減り、相手の時間も節約できる
- 予約した瞬間に、日時と会議URLを書いた確認メールが届く
- 都合が変わったときに、相手が自分で日時を変えられる
日程調整のツールに慣れている相手なら、候補を何往復もやりとりするより、URLのほうを好むこともあります。
相手に合わせた使い分け
URLを送るかどうかは、相手との関係（初めてか、やりとりがあるか）と、相手の立場（目上・決裁者か、担当者どうしか）の2つで考えると整理しやすくなります。
図の内容を文字で読む
初めての相手・目上の方（左上）
初めて連絡する相手や、役員などの目上の方には、まず候補の日時を文章で書きます。URLは「ご都合がよろしければ、こちらからもお選びいただけます」と添える程度にすると、相手はメールの中だけで返事もでき、URLから選ぶこともできます。
やりとりのある目上の方（右上）
すでにやりとりのある目上の方なら、候補を文章で書いたうえで、URLからも選べるようにしておくと親切です。相手の会社でも日程調整ツールを使っているようなら、次からはURLだけでも受け入れられやすくなります。
初めての担当者（左下）
担当者どうしなら、URLを送っても問題になることは少ないでしょう。ただし初めての相手には、打ち合わせの目的と所要時間、「お手数ですが」のひとことを添えて、URLだけにならないようにします。
やりとりのある担当者（右下）
普段からやりとりのある相手なら、「次回の打ち合わせ、こちらからお選びください」とURLを送るだけで十分です。かえって候補を長々と書くより、相手の手間を減らせます。
URLに添える文面のポイント
URLを送るときは、次の点を文面に入れておくと、事務的な印象をやわらげられます。
図の内容を文字で読む
- 打ち合わせの目的何についての打ち合わせか
- 所要時間と形式30分・オンラインなど
- お願いのひとこと「お手数ですが」「ご都合のよい日時を」
- 相手の手間が少ないこと登録なしで選べるなら、そう書いておく
- 合わないときの代わりの方法候補を教えてもらえれば合わせる、と書く
- 返事の目安急ぐ場合は、いつまでに決めたいか
社外の担当者に送る文面
株式会社〇〇 営業部 佐藤さま いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 先日お問い合わせいただいた〇〇について、30分ほどオンラインでご説明させてください。 お手数ですが、下記のページから、ご都合のよい日時をお選びいただけますでしょうか。 登録などは不要で、日時を選んでお名前を入れていただくだけで完了します。 https://example.com/booking ご都合の合う日時がない場合は、候補をお知らせいただければ、こちらで合わせます。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
目上の方・初めての相手に送る文面
候補を文章で書き、URLは添える形にします。相手は、メールに返信しても、URLから選んでもかまいません。
株式会社〇〇 代表取締役 鈴木さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇について、30分ほどお時間をいただき、ご説明させていただけないでしょうか。 勝手ながら、下記の日時でご都合はいかがでしょうか。 ・11月10日（火）10:00〜12:00 ・11月11日（水）14:00〜17:00 ・11月13日（金）10:00〜12:00 上記以外でも調整いたしますので、ご都合のよい日時をお知らせください。 なお、下記のページからもご都合のよい日時をお選びいただけます。 https://example.com/booking お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
社内・親しい相手に送る文面
お疲れさまです。〇〇の件で30分ほど相談させてください。 こちらから空いている時間を選んでもらえると助かります。 https://example.com/booking
URLを送る前に、予約ページを整えておく
URLが失礼に感じられるのは、文面だけが原因ではありません。開いたページが分かりにくかったり、選べる日時がほとんどなかったりすると、「選ばされたのに選べない」という不満につながります。送る前に、ページの側も確かめておきましょう。
- 選べる日時が十分にあるか：受付の時間帯が狭すぎたり、予定が詰まっていたりすると、候補がほとんど出ません。送る前に一度ページを開いて、相手の目で見てみます。
- ページの名前と説明が分かりやすいか：「初回のご相談（30分・オンライン）」のように、何の打ち合わせかがひと目で分かる名前にします。
- 入力してもらう項目が多すぎないか：質問が多いと、相手の手間が増えます。当日までに本当に必要なことだけに絞りましょう。
- 確認メールの文章が整っているか：予約のあとに届く確認メールに、当日の流れや事前に見てほしい資料を書いておくと、ていねいな印象になります。
- 相手の国や言葉に合っているか：海外の相手には、英語の予約ページや、相手のタイムゾーンで日時を表示できるかを確かめます。
ページを整えておけば、URLを送ること自体が、相手の手間を減らす気づかいになります。
URLを使わずに、候補を文章で送る方法
相手や場面によっては、URLを使わずに候補を文章で送るほうが自然なこともあります。
図の内容を文字で読む
| 項目 | URLだけ | 文章だけ | 文章＋URL |
|---|---|---|---|
| 相手の手間 | ページを開いて選ぶ | メールの中で選べる | 好きなほうで選べる |
| こちらの手間 | URLを貼るだけ | 候補を書き出す手間 | 候補を書き出す手間 |
| 二重予約の防ぎやすさ | 予約で自動に埋まる | 仮押さえが必要 | 仮押さえが必要 |
| 印象 | 相手によっては事務的 | ていねい | ていねいで選びやすい |
| 向いている相手 | やりとりのある担当者 | 目上・初めての相手 | 迷ったとき全般 |
文章で送るときの手間は、候補の書き出しと、返事を待つあいだの仮押さえです。カレンダーを見ながら日時を打ち込むと時間がかかり、曜日の写し間違いも起きやすくなります。
アポツム日程調整では、空いている日時をワンクリックで文章にしてコピーできます。日ごとの時間帯でまとめる形と、枠ごとに並べる形があり、英語や相手のタイムゾーンにも対応しています。予約ページのURLを添えるかどうかも選べるので、「文章だけ」と「文章＋URL」を相手に合わせて使い分けられます。
候補を絞って送りたいときは、空き時間から最大10個の候補を選んで送る、一回限りのリンクもあります。候補は仮押さえもでき、仮押さえした日時にはほかの予約が入りません。相手が1つ選ぶと自動で締め切られます。枠ごとに並べた文章で送るときも、同じように候補を仮押さえできます。
文章で送るときの書き方の型は、空いている日程をテキストで送る方法でくわしく紹介しています。
よくある質問
目上の方にURLを送るのは、絶対に避けるべきですか？
絶対に避けなければならない、ということはありません。相手の会社の習慣や、相手が日程調整ツールに慣れているかによって受け取られ方は変わります。迷うときは、候補を文章で書いてURLを添える形にすると、相手は好きなほうで返事ができます。
相手からURLが送られてきたら、どう返せばよいですか？
URLから日時を選んで予約したうえで、「〇月〇日〇時で予約いたしました。当日はよろしくお願いいたします」とひとことメールで返すと、ていねいな印象になります。
送られてきたURLに、合う日時がないときは？
無理に合わせず、「あいにく表示されている日時では都合がつかず、下記の日時はいかがでしょうか」と、こちらの候補を文章で送ります。相手のカレンダーに表示されていない時間でも、調整できることがあります。
予約ページのURLと、候補を絞ったリンクは何が違いますか？
予約ページは、空いている時間をいつでも選べるページで、何度でも使えます。候補を絞ったリンクは、こちらで選んだ候補だけを見せる一回限りのリンクです。目上の方や大切な商談では、候補を絞ったリンクのほうが「こちらで考えた候補です」と伝わりやすくなります。
相手が複数いる会議でも、URLを送ってよいですか？
予約ページは、基本的に1人が1つの枠を選ぶ形です。社外の方を含む3人以上の会議なら、参加者に○△×で都合を答えてもらう投票の形のほうが向いています。全員の答えがそろってから日時を決め、改めて確定の連絡と招待を送りましょう。
まとめ
- 日程調整のURLは、それ自体が失礼なのではなく、相手と送り方で受け取られ方が変わる
- 「相手との関係」と「相手の立場」の2つで、URL・文章・両方を使い分ける
- URLを送るときは、目的・所要時間・お願いのひとこと・合わないときの代わりの方法を添える
- 目上の方や初めての相手には、候補を文章で書き、URLは添える程度にする
- 迷ったら、相手が使っている形に合わせる
日程調整は、相手の時間をいただくためのやりとりです。相手にとっていちばん楽な形はどれかを考えて、送り方を選んでみてください。候補の数や出し方は候補日の出し方のマナー、場面ごとのメールは日程調整メールの書き方と例文も参考にしてください。
