候補日の出し方のマナー｜何日分・何時間分を出すのが正解？

打ち合わせの日程を決めるとき、「候補はいくつ出せばいいのか」「来週と再来週、どちらを出すべきか」「時間はぴったり指定するのか、幅をもたせるのか」と迷うことはないでしょうか。候補の出し方ひとつで、一度で決まるか、何往復もするかが変わります。

候補日の出し方に、決まった正解はありません。ただ、相手が選びやすく、こちらも予定を組みやすい出し方には、共通する考え方があります。この記事では、候補の数と時期、時間帯の幅、書き方の型、相手が目上の場合の伝え方、返事の期限、仮押さえまでを、例文つきで紹介します。

候補日を出すときの基本の考え方

候補日を出すときに意識したいのは、次の5つです。

候補日を出すときの5つのポイント：選びやすい数、準備に合う時期、幅のある時間帯、迷わない書き方、返事の期限 — 図1候補日を出すときの5つのポイント

どのポイントも、「相手が読んで、すぐに返事ができるか」という目線で考えると判断しやすくなります。

候補はいくつ出す？

候補の数は、3つ前後を出すことが多いでしょう。少なすぎると相手の予定と合わずに出し直しになり、多すぎると相手が比べるのに時間がかかります。

候補の数による違い：相手の選びやすさ、こちらの予定、向いている場面、書き方 — 図2候補の数による違い

項目	少ない（1〜2つ）	3つ前後	多い（日ごとに幅広く）
相手の選びやすさ	合わないと出し直しになる	比べて選びやすい	選べる幅は広いが、読む手間が増える
こちらの予定	押さえる時間が少ない	ほどよい	押さえる時間が広くなる
向いている場面	社内の急ぎの確認	社外の打ち合わせ全般	こちらからお願いする立場のとき
書き方	枠ごとに並べる	枠か時間帯で並べる	日ごとの時間帯でまとめる

候補は日をばらして出す

3つの候補を出すなら、同じ日にかためず、別の日に分けるのが基本です。午前と午後もまぜておくと、相手の予定と重なりにくくなります。たとえば「火曜の午前・水曜の午後・金曜の午前」のように出すと、相手の都合のよい日が1つは見つかりやすくなります。

こちらからお願いする立場なら多めに

営業の打ち合わせなど、こちらから時間をいただく立場のときは、候補を多めに出して相手に合わせる姿勢を示します。候補が多くなるときは、日ごとの時間帯でまとめる形で書くと、読みやすさを保てます。書き方の型は、空いている日程をテキストで送る方法で紹介しています。

何日先から、何時間分を出す？

何日先から出すか

急ぎでなければ、送った日の当日や翌日はなるべく避け、少し先の日から候補を出します。相手はメールを読んでから社内の予定を確かめることも多く、すぐの日時だと返事が間に合わないことがあるためです。

どこまで先の日を出すかは、相手との関係や打ち合わせの急ぎ具合で変わります。目安としては、1〜2週間ほどの範囲で出すと、相手も予定を見通しやすいでしょう。あまり先の日ばかりだと「急いでいない」と受け取られたり、その間に状況が変わったりします。

何時間分を出すか

打ち合わせが30分なら、候補も「10:00〜10:30」とぴったり出す方法と、「10:00〜12:00のうち30分」と幅をもたせる方法があります。

幅をもたせる：相手が開始時刻を選べるので、合う確率が上がります。そのぶん、こちらは時間帯の全体を空けておく必要があります。
ぴったり出す：こちらの予定は組みやすくなりますが、相手の予定と少しでも重なると選べません。

予定に余裕のある時期は幅をもたせ、予定の多い時期はぴったり出す、と使い分けるのがおすすめです。どちらの場合も、始業直後や終業間際、昼休みの時間帯は避けるほうが無難です。

対面なら移動の時間も見込む

相手の会社に伺う場合は、前後の予定との間に移動の時間を見込んで候補を出します。たとえば、ひとつ前の予定が11:00に終わり、移動に1時間かかるなら、出せるのは12:00以降です。受付や道に迷う時間も考えると、12:30以降にしておくと安心です。来社していただく場合は、会議室が空いているかを先に確かめてから候補を出しましょう。

候補日の書き方の型

候補日のメールは、次の4つの順で書くと、相手が迷わずに返事できます。

お願い（何の打ち合わせで、何分か）
候補（日付・曜日・時間帯）
選び方と形式（時間帯のうち何分か、オンラインか）
期限と代わりの方法（いつまでに、合わないときはどうするか）

例文候補日の書き方の型

〇〇の件で、30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
下記の日時でご都合はいかがでしょうか。

・11月10日（火）10:00〜12:00
・11月11日（水）14:00〜16:00
・11月13日（金）15:00〜17:00

上記の時間帯のうち、ご都合のよい30分をお選びください。
形式はオンラインを想定しております（会議URLは確定後にお送りします）。

恐れ入りますが、11月6日（金）までにご返信いただけますと幸いです。
いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。

いちばん大切なのは、最後の「代わりの方法」です。候補がすべて合わなかったときに相手がどう返せばよいかを書いておくと、相手は気兼ねなく自分の都合を伝えられ、出し直しの往復も1回で済みます。

場面ごとのメール全体の例文は、日程調整メールの書き方と例文にまとめています。

相手が目上の場合の候補の出し方

役員や取引先の上の立場の方など、目上の相手に候補を出すときは、次の点に気をつけます。

まず相手の都合を聞く：「ご都合のよい日時をお知らせいただけましたら、合わせます」と、先に相手の予定を優先する形も失礼がありません。
候補を出すなら多めに：こちらから出す場合も、日をばらして多めに出し、「上記以外でも調整いたします」と添えます。
言い切らずに尋ねる：「〇日でお願いします」ではなく、「〇日はいかがでしょうか」と相手に選んでいただく言い方にします。
期限はやわらかく：「〇日ごろまでに」「お手すきの際に」など、相手をせかさない言い方にします。
URLだけで済ませない：予約ページを使う場合も、候補を文章で書き、URLは添える程度にします。

例文目上の方への候補の出し方

〇〇について、30分ほどお時間を頂戴できませんでしょうか。
鈴木さまのご都合を優先いたしますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけましたら幸いです。

ご参考までに、こちらの空いている日時を記載いたします。
・11月10日（火）10:00〜12:00、15:00〜18:00
・11月11日（水）13:00〜17:00
・11月12日（木）10:00〜12:00
・11月13日（金）終日

お忙しいところ恐縮ですが、11月6日（金）ごろまでにお聞かせいただけますと幸いです。

URLの使い分けについては、日程調整のURLを送るのは失礼？でくわしく解説しています。

返事の期限の書き方

返事の期限は、相手をせかすためではなく、候補をいつまで押さえておけるかを伝えるために書きます。期限があれば、こちらもいつ仮押さえを外してよいかが分かり、相手も優先して返事をする目安になります。

場面	書き方の例
ふつう	恐れ入りますが、11月6日（金）までにご返信いただけますと幸いです。
理由を添える	会議室の予約の都合上、11月6日（金）までにお知らせいただけますでしょうか。
目上の方	お忙しいところ恐縮ですが、11月6日（金）ごろまでにご都合をお聞かせいただけましたら幸いです。
社内	11月6日（金）中に返信をお願いします。

期限には、日付と曜日を必ず書きます。「今週中」「近日中」のようなあいまいな書き方は、相手によって受け取り方が変わるので避けましょう。

二重予約を防ぐ仮押さえ

候補を出したら、返事が来るまでのあいだ、その時間に別の予定を入れないようにします。これが仮押さえです。

候補を出してから確定するまでの流れ（例）：月曜、月曜、水曜、水曜、翌週 — 図3候補を出してから確定するまでの流れ（例）

仮押さえの予定は、名前の頭に「仮」とつけると、ほかの予定と区別しやすくなります。期限を過ぎても返事がないときは、仮押さえを外す前に、ひとこと確認の連絡を入れましょう。

候補の書き出しと仮押さえを手で行うのは、件数が増えると負担になります。アポツム日程調整なら、候補日時のリンクや「空いている日時をコピー」で出した候補を、そのまま仮押さえできます（1〜14日後の、その日の終わりまで）。仮押さえした候補にはほかの予約が入らず、リンクなら相手が1つ選ぶと自動で締め切られます。文章で送った候補は、返事が来たら「この日時に決める」で予約にでき、ほかの候補の仮押さえは解けます。

候補日を送る前のチェック

候補日を送る前に確かめること：日付と曜日が合っているか、祝日や相手の休みを避けているか、候補を日ごとにばらしているか、所要時間と形式を書いたか、移動や準備の時間を見込んだか、返事の期限を書いたか、候補を仮押さえしたか、合わないときの代わりの方法を書いたか — 図4候補日を送る前に確かめること

壁のカレンダーに付せんを貼って、候補の時間を仮押さえしている会社員のイラスト — 候補を出したら、返事が来るまでその時間を仮押さえしておきます

よくある質問

「いつでも大丈夫です」と伝えるのは失礼ですか？

失礼ではありませんが、相手が候補を考える手間が増えます。相手に合わせたい気持ちを伝えつつ、「たとえば下記の日時でしたら確実に空いております」と具体的な候補も添えると、相手が返事をしやすくなります。

相手から出された候補が、すべて合わないときは？

「あいにくいただいた日時はいずれも予定が入っておりまして」とおわびし、こちらの候補を出します。そのときは、相手が出してくれた日に近い日時を選ぶと、相手の予定にも合いやすくなります。

候補を出したあとに、自分の予定が入ってしまったら？

相手が選ぶ前に、すぐに連絡して候補を差し替えます。相手が選んだあとで「その日は難しくなりました」と伝えるより、ずっと失礼が少なく済みます。仮押さえをしておけば、こうしたことは起きにくくなります。

海外の相手に候補を出すときは？

相手のタイムゾーンに直して書くか、日本時間と相手の時間の両方を書きます。日本の午前は、アメリカ本土では前日の夕方から夜にあたるなど、日付がずれることもあるので注意しましょう。

3人以上の都合を合わせるときは？

一人ひとりに候補を出して返事を集めるより、参加者に○△×で都合を答えてもらう投票の形が便利です。全員が○の日時から決め、△の人がいる場合は、その人に確かめてから確定します。

まとめ

候補日は「選びやすい数・準備に合う時期・幅のある時間帯・迷わない書き方・返事の期限」の5つで考える
候補は3つ前後を、日をばらして出すことが多い。お願いする立場なら多めに
時間帯は、予定に余裕があれば幅をもたせ、予定が多ければぴったり出す
目上の方には、先に都合を聞くか、候補を多めに出して「いかがでしょうか」と尋ねる
期限は日付と曜日で書き、候補は仮押さえしてから送る

候補の出し方をひとつの型にしておけば、日程調整のたびに迷わずに済みます。まずは今日の日程調整から、書き方の型を試してみてください。