日程調整メールの書き方と例文｜社外・社内・候補日の出し方
公開 アポツム編集部
日程調整のメールは毎日のように書くのに、「どこまでていねいに書けばいいか」「候補はどう書けば伝わるか」と迷いやすいものです。書き方がぶれると、相手に何度も確認させたり、往復が増えたりする原因にもなります。
この記事では、日程調整メールの基本の流れと、依頼・候補の提示・確定・お礼・再調整の場面ごとの例文を、社外向けと社内向けに分けて紹介します。例文はコピーして、会社名や日時を入れ替えるだけで使えます。
日程調整メールの基本の流れ
日程調整のメールは、次の5つの場面に分けて考えると書きやすくなります。
図の内容を文字で読む
- 依頼打ち合わせの目的・長さ・形式を伝えて、都合を聞く
- 候補の提示日付・曜日・時間帯まで書いて候補を出す
- 確定決まった日時と、場所や会議URLを書いて送る
- お礼時間をいただいたお礼と、次にやること
- 再調整都合が変わったら、早めにおわびと新しい候補
1通に入れたい要素
どの場面でも、次の要素が入っていると、相手は読み返さずに返事ができます。
- 目的：何についての打ち合わせか
- 所要時間：30分・1時間など
- 形式：オンライン・ご訪問・ご来社のどれか
- 候補の日時：日付と曜日、時間帯
- 返事の期限：候補を押さえておける期間（必要なとき）
社外向け：日程調整を依頼するメール
自分から候補を出す場合
こちらから打ち合わせをお願いするときは、候補をいくつか書いて送ると、相手は選ぶだけで返事ができます。候補は1つの時刻ではなく、時間帯で出すと相手が合わせやすくなります。
株式会社〇〇 営業部 佐藤さま いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 先日お話しした〇〇の件について、一度オンラインで30分ほどご説明のお時間をいただけますでしょうか。 勝手ながら、下記の日時でご都合はいかがでしょうか。 ・11月10日（火）10:00〜12:00 ・11月11日（水）14:00〜17:00 ・11月13日（金）10:00〜11:00 上記の時間帯のうち、30分ほどいただけましたら幸いです。 いずれも難しい場合は、佐藤さまのご都合のよい日時をお知らせください。こちらで合わせます。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
相手の都合を先に聞く場合
相手が目上の方や、初めてお願いする相手なら、先に相手の都合を聞く形も失礼がありません。ただし「いつがよいですか」だけでは相手が考える手間が増えるので、所要時間と形式は必ず書きます。
株式会社〇〇 代表取締役 鈴木さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 〇〇株式会社の田中さまからご紹介いただき、ご連絡しました。 当社の〇〇について、30分ほどお時間をいただき、ご説明させていただけないでしょうか。 鈴木さまのご都合のよい日時を、いくつかお知らせいただけましたら、こちらで合わせます。 オンライン・ご訪問のどちらでも対応いたします。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
社外向け：候補を出してほしいと言われたとき
相手から「ご都合のよい日時を教えてください」と言われたら、候補を多めに、幅をもたせて返すと一度で決まりやすくなります。
株式会社〇〇 佐藤さま ご連絡ありがとうございます。株式会社△△の山田です。 下記の日時でしたら、お伺いできます。 ・11月10日（火）13:00〜17:00 ・11月12日（木）10:00〜12:00、15:00〜18:00 ・11月13日（金）10:00〜18:00 いずれも1時間ほどを想定しております。 上記以外でも調整いたしますので、ご都合のよい日時をお知らせください。 株式会社△△ 営業部 山田太郎
社外向け：日程が決まったときの確定メール
相手が日時を選んでくれたら、すぐに確定の連絡をします。日時・形式・場所や会議URLを、箇条書きでまとめて書くのが基本です。件名に日時を入れておくと、相手があとでメールを探しやすくなります。
株式会社〇〇 佐藤さま ご返信ありがとうございます。株式会社△△の山田です。 それでは、下記の日時でよろしくお願いいたします。 日時：11月11日（水）14:00〜14:30 形式：オンライン（Google Meet） URL：https://example.com/meeting 内容：〇〇のご説明と、ご質問へのご回答 当日は資料を画面で共有しながらご説明いたします。 ご都合が悪くなった場合は、お気軽にお知らせください。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
社外向け：打ち合わせのあとのお礼メール
打ち合わせが終わったら、その日のうちにお礼を送ると印象がよくなります。次の打ち合わせが必要なら、お礼のメールで候補まで出しておくと、改めて連絡する手間が省けます。
株式会社〇〇 佐藤さま 本日はお忙しいところ、お時間をいただきありがとうございました。 〇〇の運用について具体的にお聞かせいただき、大変参考になりました。 お話にあった〇〇の資料を、下記にお送りします。 https://example.com/document 次回、ご担当の方を交えてお打ち合わせをいただけるようでしたら、下記の日時はいかがでしょうか。 ・11月17日（火）10:00〜12:00 ・11月18日（水）14:00〜17:00 ・11月19日（木）13:00〜15:00 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 山田太郎
社外向け：日程を変更する再調整のメール
自分の都合で変更をお願いする場合
こちらの都合で日程を変えるときは、分かった時点ですぐに連絡し、おわびと新しい候補を一緒に送ります。候補は前回より多めに出して、相手に合わせる姿勢を示しましょう。
株式会社〇〇 佐藤さま いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 11月11日（水）14:00からのお打ち合わせについて、急な社内の予定が入り、日程を変更させていただけないでしょうか。 こちらの都合で大変申し訳ございません。 ・11月16日（月）10:00〜12:00 ・11月17日（火）13:00〜17:00 ・11月18日（水）10:00〜17:00 上記以外でも、ご都合のよい日時をお知らせいただければ合わせます。 ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 山田太郎
相手から変更をお願いされた場合
相手から変更の連絡が来たときは、相手が気にしすぎないよう、短く気持ちよく返します。
佐藤さま ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。 それでは、11月17日（火）15:00〜15:30でお願いいたします。 会議URLは変わらず、下記をお使いください。 https://example.com/meeting 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 山田
社内向け：日程調整のメール・チャット
社内の日程調整は、ていねいさよりも分かりやすさを優先します。社外向けとの違いは次のとおりです。
図の内容を文字で読む
| 項目 | 社外向け | 社内向け |
|---|---|---|
| 宛名と挨拶 | 会社名・部署・名前と「お世話になっております」 | 名前と「お疲れさまです」程度 |
| 候補の数 | 相手が選びやすいよう少し多めに | 必要な数を簡潔に |
| 返し方 | 文章で返事をもらう | 番号やスタンプで返せる形に |
| 決まったあと | 確定のメールと会議URL | カレンダーの招待を送る |
| 言葉づかい | 「ご都合はいかがでしょうか」 | 「ご都合いかがですか」 |
〇〇部のみなさま お疲れさまです。山田です。 〇〇プロジェクトの初回の定例（60分）を行いたく、ご都合を教えてください。 候補 1. 11月10日（火）15:00〜16:00 2. 11月11日（水）10:00〜11:00 3. 11月12日（木）16:00〜17:00 参加できる候補の番号を、11月6日（金）までにこのスレッドへ返信してください。 決まりしだい、カレンダーの招待をお送りします。
3人以上の会議で、社外の人も参加する場合は、○△×で都合を答えてもらう投票の形を使うと、返事を集める手間が減ります。
候補日時を書くときのコツ
例文のどの場面でも、候補日時の書き方は共通です。送る前に、次の点を確かめてください。
図の内容を文字で読む
- 日付と曜日が合っているか曜日の書き間違いは、相手を混乱させる
- 時間帯の始まりと終わりを書いたか「10:00〜12:00」のように「〜」でつなぐ
- 所要時間を書いたか時間帯の中で何分いただきたいか
- 形式を書いたかオンライン・ご訪問・ご来社
- 祝日や昼休みを避けたか相手の休みの日に候補を出さない
- 返事の期限を書いたか候補を押さえておける期間を伝える
- 候補を仮押さえしたか返事を待つあいだに別の予定を入れない
候補の数は、3つ前後を出すことが多いでしょう。少なすぎると合わずに出し直しになり、多すぎると相手が選ぶのに時間がかかります。数や時期の考え方は、候補日の出し方のマナーでくわしく解説しています。
空いている日時を、ワンクリックで文章にする
カレンダーを見ながら候補を書き出すのは、意外と手間がかかります。日付と曜日の写し間違いも起きやすいところです。
アポツム日程調整には、空いている日時をワンクリックで文章にしてコピーする機能があります。日ごとの時間帯でまとめる形と、枠ごとに並べる形があり、英語や相手のタイムゾーンでの表記にも対応しています。予約ページのURLを添えるかどうかも選べるので、URLを送りにくい相手にも、そのままメールに貼って候補を伝えられます。テキストの書き方の型は、空いている日程をテキストで送る方法で紹介しています。
よくある質問
件名には何を書けばよいですか？
「お打ち合わせ日程のご相談」のように用件が分かる言葉と、会社名・名前を入れます。日程が決まったあとは、件名に日時を入れておくと、相手があとでメールを探しやすくなります。
返事が来ないときは、どうすればよいですか？
期限を過ぎても返事がない場合は、「先日お送りした日程の件で、ご確認いただけましたでしょうか」と短く確認のメールを送ります。その際、押さえていた候補が今も空いているかを確かめ、埋まっていれば新しい候補に差し替えましょう。
日程調整のURLを送ってもよいですか？
相手との関係や場面によります。URLを送るときは、目的と所要時間、お願いのひとことを必ず添えましょう。使い分けの考え方は、日程調整のURLを送るのは失礼？にまとめています。
社内でも、ていねいな言葉で書くべきですか？
社内では、分かりやすさを優先して構いません。ただし、役員や他部署の上の立場の方に送るときは、社外向けに近い言葉づかいにすると安心です。
まとめ
- 日程調整のメールは「依頼・候補の提示・確定・お礼・再調整」の5つの場面で考える
- 目的・所要時間・形式・候補の日時・返事の期限を1通に入れると、往復が減る
- 候補は日付と曜日、時間帯で書き、仮押さえをしてから送る
- 確定のメールは件名に日時を入れ、日時・形式・会議URLを箇条書きでまとめる
- 社内は分かりやすさ優先。番号で返せる形にすると集計も楽になる
例文は、自社の言葉づかいに合わせて少しずつ直しながら使ってみてください。
