採用面接の日程調整を楽にする方法と、候補者への連絡例文

採用の面接では、面接官の予定を集めて、候補者と何度もメールをやりとりして、ようやく日時が決まる。そのあいだに候補者がほかの会社の選考に進んでしまった、という経験はないでしょうか。

面接の日程調整は、手間がかかるうえに、候補者にとっては会社の第一印象にもなります。この記事では、面接官の空き時間の集め方から、複数の面接官がそろう面接の調整、候補者が予約しやすくする工夫、無断欠席を減らすリマインド、そのまま使える連絡の例文までをまとめます。

面接の日程調整で手間がかかるところ

面接の日程調整がたいへんなのは、決めるまでに何人もの予定が関わるからです。とくに手間がかかるのは、次の4つです。

面接の日程調整で手間がかかる4つのところ：面接官の予定を集める、候補者とのやりとり、変更とキャンセル、当日の行き違い — 図1面接の日程調整で手間がかかる4つのところ

やりとりの時間は、候補者の数だけふくらみます。たとえば、1人の候補者と日程を決めるのにメールの往復が3回、1回の対応に10分かかるとすると、1人あたり30分です。候補者が20人なら、10時間になります（10分×3往復×20人＝600分）。

時間がかかるほど、候補者を待たせることにもなります。日程調整を早く終わらせることは、担当者の手間を減らすだけでなく、候補者の気持ちが冷めないうちに会うためにも大切です。

面接官の空き時間を集める

最初の山場は、面接官の空き時間を集めることです。一人ずつチャットやメールで聞いていると、返事を待つだけで日にちがたってしまいます。

面接官の予定の集め方：一人ずつ聞く、チャットで空き時間を聞く、重なる時間を手で探す、決まるまでに予定が埋まる、カレンダーから出す、カレンダーの予定を避けて空き時間を出す、全員が空いている時間だけを出す、予約が入ればカレンダーに登録 — 図2面接官の予定の集め方

面接官には、面接に使ってよい時間帯を、ふだんのカレンダーに入れておいてもらうのがおすすめです。会議や外出の予定がカレンダーに入っていれば、日程調整ツールがその時間を避けて、空いている時間だけを候補者に見せられます。

面接官が3人以上いて、まず面接官どうしで日程を合わせたいときは、○△×で答える日程の投票を使う方法もあります。

面接の形に合わせて調整の方法を選ぶ

面接の日程調整には、いくつかのやり方があります。一次面接か最終面接か、面接官が1人か複数かで、向いている方法が変わります。

面接の形に合わせた日程調整の方法：予約ページ（誰か1人）、予約ページ（全員参加）、候補日時のリンク、空き日時を文章で送る — 図3面接の形に合わせた日程調整の方法

項目	向いている面接	候補者がすること	気をつけること
予約ページ（誰か1人）	面接官が何人かいて、誰が担当してもよい一次面接	空いている時間から選ぶ	面接官ごとの評価の基準をそろえておく
予約ページ（全員参加）	複数の面接官がそろう二次・最終面接	全員が空いている時間から選ぶ	面接官が多いほど、出せる時間は少なくなる
候補日時のリンク	特定の候補者に、決まった日時の中から選んでほしいとき	送られた候補から1つ選ぶ	候補を出しすぎず、選びやすい数にする
空き日時を文章で送る	URLを送るより、メールの文面で伝えたいとき	返信で希望の日時を伝える	返事が来るまで、ほかの予定を入れないようにする

一次面接は「誰か1人」で割り振る

一次面接のように、どの面接官が担当してもよい場合は、空いている面接官に予約を割り振る方法が便利です。順番に割り振れば、特定の面接官に面接が偏るのも防げます。

二次・最終面接は「全員参加」で調整する

部長と役員がそろう最終面接のように、複数の面接官が全員そろう必要がある場合は、全員が空いている時間だけを候補者に見せる方法が向いています。面接官どうしの予定を突き合わせる手間がなくなります。

アポツム日程調整では、チームで予約を受けるときに、全員が空いている時間だけを出す「全員参加」と、空いている人に割り振る「誰か1人」（順番・ランダム・優先順）を選べます。チームで受ける機能はプロプラン（1人あたり月1,500円・税別）で使えます。

決まった候補から選んでもらう

予約ページではなく、こちらで選んだ日時の中から選んでほしいときは、候補日時のリンクが便利です。空き時間から最大10個の候補を選んで送り、候補者が1つ選ぶと自動で締め切られます。候補として出した日時を仮押さえしておけば、ほかの予約は入りません。

URLを送るより、メールの文面で候補を伝えたいときは、空いている日時を文章にしてコピーする方法もあります。くわしくは空いている日程をテキストでさっと送る方法で紹介しています。

候補者が予約しやすくする

候補者の中には、仕事の合間や移動中に、スマホでメールを見る人もいます。手間なく予約できるかどうかは、会社の印象にもつながります。

候補者が予約しやすいかの確認：登録なしで予約できる、スマホで開いて選べる、質問は日程に必要なことだけ、面接の形式と場所が分かる、確認のメールがすぐ届く、自分で変更やキャンセルができる — 図4候補者が予約しやすいかの確認

予約フォームで聞くことは、日程に必要なことだけにしましょう。氏名や連絡先のほかに、選考に関わる情報まで予約フォームで集めると、候補者の負担が増えるうえ、個人情報の扱いも複雑になります。

オンライン面接なら、予約ごとに会議のURLが自動で作られると、URLの送り忘れや貼り間違いを防げます。アポツム日程調整では、Zoom・Google Meet・Microsoft Teams の会議URLを予約ごとに自動で作成し、カレンダーへの登録と確認メールまで行います。予約する候補者は登録不要です。確認メールに入れる文章と資料のURLも設定できるので、会社までの行き方や当日の流れを書いておけます。

候補者への連絡例文

日程に関する連絡の例文です。社名や日時を書き換えて使ってください。

面接の日程のご案内（予約ページを送る）

例文件名：【〇〇職】面接の日程のご案内（株式会社△△）

山田さま

このたびは、株式会社△△の〇〇職にご応募いただき、ありがとうございます。
採用担当の鈴木です。

ぜひ面接でお話を伺いたく、ご連絡いたしました。
面接は45分ほど、オンラインで行います。

下記のページから、ご都合のよい日時をお選びください。
登録は不要で、空いている日時を選ぶだけで予約できます。
https://example.com/booking

〇月〇日（〇）までにご予約いただけますと幸いです。
ご都合の合う日時がない場合は、このメールにご返信ください。

株式会社△△ 人事部 鈴木一郎
電話：03-0000-0000

予約ページのURLを送るときの気づかいは、日程調整のURLを送るのは失礼？相手に合わせた使い分けでもまとめています。

面接の日時が決まったとき

例文件名：【〇〇職】面接日時の確定のご連絡（株式会社△△）

山田さま

株式会社△△ 採用担当の鈴木です。
面接の日時が決まりましたので、ご連絡いたします。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜14:45
形式：オンライン
参加URL：https://example.com/meeting
面接官：〇〇部 佐藤

当日は、開始の時間になりましたら上記のURLからご参加ください。
日時の変更が必要になった場合は、下記からお手続きいただくか、このメールにご返信ください。
https://example.com/reschedule

当日お話しできることを楽しみにしております。

会社の都合で日時を変えてもらうとき

例文件名：【お詫び】面接日時の変更のお願い（株式会社△△）

山田さま

株式会社△△ 採用担当の鈴木です。
〇月〇日（〇）14:00からお約束していた面接について、面接官の都合により、日時の変更をお願いしたくご連絡いたしました。
こちらの都合で、大変申し訳ございません。

お手数ですが、下記のページから、あらためてご都合のよい日時をお選びください。
https://example.com/booking

ご不明な点があれば、このメールにご返信ください。

候補者から変更の依頼を受けたとき

例文件名：Re: 面接日時の変更について

山田さま

ご連絡いただき、ありがとうございます。採用担当の鈴木です。
日時の変更、承知いたしました。

下記のページから、ご都合のよい日時をあらためてお選びください。
https://example.com/booking

お選びいただいた時点で、新しい日時が確定します。
引き続きよろしくお願いいたします。

前日のリマインド

例文件名：【明日】面接のご案内（株式会社△△）

山田さま

株式会社△△ 採用担当の鈴木です。
明日の面接について、念のためご案内いたします。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜14:45
形式：オンライン
参加URL：https://example.com/meeting

ご都合が悪くなった場合は、下記から日時の変更・キャンセルができます。
https://example.com/reschedule

お会いできることを楽しみにしております。

ほかの場面の日程調整のメールは、日程調整メールの書き方と例文も参考にしてください。

無断欠席を減らすリマインド

面接の無断欠席には、日時の勘違いや、予定を忘れてしまったことが原因のものもあります。予約から当日までに、何度か思い出してもらう機会をつくっておきましょう。

予約から面接当日までの連絡：予約が入る、確認メール、前日のリマインド、直前のリマインド、面接 — 図5予約から面接当日までの連絡

リマインドには、日時の変更やキャンセルのリンクを入れておくのがポイントです。都合が悪くなったときに気軽に変更できれば、黙って欠席されるより、事前に知らせてもらいやすくなります。

アポツム日程調整では、前日・1時間前などにリマインドを自動で送れます。リマインドには会議のURLや資料、変更・キャンセルのリンクが入り、候補者は自分で日時を変えられます。リマインドの回数は、フリープランで1回、ライト・プロプランで3回までです。

2人の面接官が、オンラインで候補者と面接を始めるところのイラスト — 日程調整が早く終わると、候補者の気持ちが冷めないうちに面接ができます

よくある質問

候補者に予約ページのURLを送るのは失礼ではありませんか？

失礼にあたるとは限りません。候補者にとっても、空いている日時から自分で選べるのは便利なことです。URLだけを送るのではなく、面接の形式や所要時間、合う日時がないときの連絡方法を一緒に書いておくと、丁寧な印象になります。

面接官の急な予定変更には、どう対応すればよいですか？

まずは候補者にお詫びし、あらためて日時を選んでもらいます。予約ページのリンクを送れば、空いている日時から選び直してもらえます。面接官が複数いる場合は、代わりに担当できる人がいないかも確かめましょう。

無料のプランでも面接の日程調整に使えますか？

アポツム日程調整のフリープランは、予約ページ3つ、予約を受ける人1人、リマインド1回、1日30件までで使えます。クレジットカードは不要で、使える期間の期限もありません。複数の面接官で「全員参加」や「誰か1人」の形で受けたい場合は、プロプランが必要です。

まとめ

面接の日程調整は、面接官の予定集め・候補者とのやりとり・変更対応・当日の行き違いに手間がかかる
面接官のカレンダーから空き時間を出せば、聞いて回る手間がなくなる
一次面接は「誰か1人」、二次・最終面接は「全員参加」と、面接の形で調整の方法を選ぶ
候補者が登録なしで、スマホからでも予約できるかを確かめる
確認メールとリマインドに変更・キャンセルのリンクを入れ、無断欠席を減らす

まずは次の面接から、予約ページで候補者に日時を選んでもらう形を試してみてください。