展示会の集客方法｜出展前に招待を送って商談の予約を取る
公開 アポツム編集部
せっかく展示会に出展したのに、ブースの前を素通りされてしまう。名刺はたくさん集まったが、商談にはつながらなかった。展示会では、こうした悩みがよく聞かれます。
展示会の集客は、当日の呼び込みだけでは決まりません。出展前に招待を送り、ブースで話す時間を予約してもらうことで、来てほしい相手と確実に話せるようになります。この記事では、2か月前から会期の翌週までのスケジュール、招待の送り方と例文、予約リンクの使い方、会期後のフォローまでをまとめます。
展示会の集客は「出展前」で決まる
展示会の会場には、多くの会社がブースを並べています。来場者は限られた時間で回るので、事前に「このブースに行こう」と決めてもらえていないと、立ち寄ってもらうのは簡単ではありません。
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当日を待つ集客
- 通りかかった人に声をかける誰が来るかは当日まで分からない
- 名刺交換だけで終わりやすい話す時間が短く、課題まで聞けない
- 会期後に一斉にお礼を送る相手の印象に残りにくい
出展前から動く集客
- 来てほしい相手に招待を送る話したい相手を先に決めておける
- ブースで話す時間を予約してもらう落ち着いて課題を聞ける
- 話した内容にふれてお礼を送る次の商談の予約につなげやすい
予約を取っておけば、当日は予約した相手との商談を軸に動けます。予約がない時間は、通りかかった来場者への声かけに使えばよいのです。
出展前から翌週までのスケジュール
展示会の準備は、ブースの装飾や配る資料だけではありません。招待とフォローの予定も、同じスケジュールに入れておきましょう。次の表は、目安の進め方です。
展示会の規模や、出展の決まった時期によって前後します。
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- 2か月前目標と招待する相手を決める何件の商談を目指すか、誰に来てほしいか
- 1か月半前予約ページと案内の文面を用意する受付する時間・1枠の長さ・担当者を決める
- 1か月前招待を送り始める取引先にはメール、まだ取引のない会社にはフォームや手紙
- 2週間前2回目の案内と社内の準備予約の状況を見て、担当の割り振りを調整する
- 前日予約した人にリマインドを送るブースの場所と時間をあらためて伝える
- 当日予約した人と話し、来場者と名刺交換話した内容と次の約束をその場でメモする
- 翌日〜翌週お礼と商談の案内を送る話した内容にふれて、予約リンクを添える
招待する相手を決める
招待は、送る相手によって伝え方を変えます。大きく分けると、次の4つのグループがあります。
- いまの取引先：新しい製品の紹介や、日ごろのお礼をかねて招待する
- 商談中・過去に商談した会社：検討の後押しとして、実物を見てもらう機会にする
- 過去に名刺交換した人：しばらく連絡が途切れている相手に、近況とあわせて案内する
- まだ取引のない会社：出展するテーマに合いそうな会社に、新しく案内を届ける
まだ取引のない会社に招待を送るときは、業種や地域、いまの動きから「なぜこの会社に来てほしいのか」を決めておくと、文面が書きやすくなります。狙う会社の選び方は、営業リストの作り方で紹介しています。
過去に名刺交換した人に送るときは、以前に「今後の案内は不要」と言われていないかも確かめておきましょう。
招待の送り方と例文
招待は、相手との関係に合わせて送り方を選びます。取引先や名刺交換した相手にはメール、まだ取引のない会社には問い合わせフォームや手紙で届けるのが一般的です。どの方法でも、いつ・どこで・何を見られるのかと、ブースで話す時間を予約できることを伝えます。
招待を送るときのコツ
- 件名に展示会の名前と「予約できます」を入れる：開く前に用件が伝わるようにする
- 見どころは1つに絞る：新しい製品の実物、デモ、相談会など、来る理由をはっきりさせる
- 会場に来られない人の選択肢も書く：オンラインで話せることを添えておく
- 2回目の案内は予約の状況に合わせる：予約の少ない時間帯を案内に書き添える
取引先への招待メール
株式会社〇〇 〇〇部 田中さま いつもお世話になっております。株式会社△△の山田です。 このたび、〇月〇日（〇）〜〇日（〇）に〇〇会場で開かれる「〇〇展」に出展いたします。 当日は、新しい〇〇の実物をご覧いただけるほか、〇〇についてのご相談も承ります。 ブースでゆっくりお話しできるよう、ご相談の時間を予約いただけます。 ご都合のよい時間を、こちらからお選びください。 https://example.com/booking ブース：〇ホール 小間番号〇〇 ご来場の際は、ぜひお立ち寄りください。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
まだ取引のない会社へのご案内
まだ取引のない会社には、なぜ連絡したのかを最初に書きます。会場に来られない相手のために、オンラインで話せる選択肢も添えておくと親切です。
株式会社〇〇 ご担当者さま 突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の山田と申します。 貴社が〇〇の事業を広げていらっしゃると拝見し、ご連絡しました。 当社は、〇月〇日〜〇日に開かれる「〇〇展」に出展し、〇〇を実際にお試しいただけるデモをご用意しています。 ご来場のご予定があれば、ブースでのご相談を予約いただけます。 会場にお越しになれない場合も、オンラインでご説明できます。 https://example.com/booking ご興味がなければ、このままご放念ください。今後のご案内が不要な場合は、こちらからお知らせください。 https://example.com/optout 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
問い合わせフォームから送るときは、「営業お断り」と書いている会社には送らないこと、送信者と停止の方法を必ず書くことを守りましょう。見分け方は、「営業お断り」のフォームに送ってはいけない理由と見分け方でくわしく解説しています。
ブースでの商談を予約してもらう
招待に予約リンクを入れておくと、相手は空いている時間から自分で選べます。「何時ごろ伺えばよいですか」といったやりとりがなくなり、当日の予定も組みやすくなります。展示会用の予約ページを作るときは、次の点を確かめておきましょう。
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- 展示会用のページを分けるいつもの商談の予約と混ざらないようにする
- 会期中の時間帯だけを出す開場から閉場までの時間に絞る
- 1枠の長さと前後の空き時間次の来場者を迎える準備の時間も見ておく
- 1日に受ける数の上限ブースの席と担当の人数に合わせる
- 担当者の割り振り空いている人に順番に割り振る
- 予約フォームの質問相談したいことや、興味のある製品を聞いておく
- 確認メールにブースの場所ホール名・小間番号・会場への入り方を書く
- 前日のリマインド場所と時間、変更やキャンセルの方法を伝える
アポツム日程調整では、予約ページをメニューごとに分けて、時間・受付時間・質問を設定できます。前後にあける時間や1日に受ける予約の上限、確認メールに入れる文章も設定できるので、ブースの場所を書いておけます。チームで受ける場合は、空いている人に割り振る「誰か1人」も使えます（プロプラン）。
当日の動き方
当日は、予約した相手との商談を優先し、空いている時間に通りかかった来場者と話します。どちらの場合も、話した内容と次の約束をその場でメモするのが大切です。会期が終わってからまとめて思い出そうとしても、誰と何を話したかは意外と忘れてしまいます。
メモには、次のことを書いておきます。
- 相手の会社と名前、話した担当者
- 相手の課題や、興味を持った製品
- 温度感（すぐに検討したい・情報を集めている段階など）
- 次の約束（資料を送る、商談の日程を決めるなど）
名刺を切らしてしまったときや、その場で次の予約までつなげたいときは、QRコードで渡せる名刺も役に立ちます。くわしくはオンライン名刺（デジタル名刺）とはで紹介しています。商談の記録の取り方は、商談の議事録の書き方も参考にしてください。
会期後のフォロー
展示会のあとは、できるだけ早くお礼を送ります。会期が終わってから時間がたつほど、相手の記憶も薄れていきます。お礼には、ブースで話した内容にふれる一文と、次の商談を予約できるリンクを入れましょう。
株式会社〇〇 〇〇部 田中さま 先日は「〇〇展」の当社ブースにお立ち寄りいただき、ありがとうございました。株式会社△△の山田です。 ブースでは、〇〇についてのお悩みを伺い、ありがとうございました。 お話に出た〇〇の資料をお送りします。 https://example.com/document くわしいご説明が必要でしたら、ご都合のよい日時をこちらからお選びください。 https://example.com/booking 引き続きよろしくお願いいたします。 株式会社△△ 営業部 山田太郎 電話：03-0000-0000
お礼の中身は、当日のメモに書いた温度感に合わせて変えると、相手に合った案内になります。
- すぐに検討したい相手：個別の商談の日程を決める案内を中心にする
- 情報を集めている相手：話に出た資料を送り、必要なときに予約できるリンクを添える
- 名刺交換だけだった相手：来場のお礼と、展示した製品の紹介を短く送る
展示会の成果は、名刺の数だけでなく、その先の段階まで数えて振り返ります。
図の内容を文字で読む
- 招待を送った取引先・名刺交換した人・まだ取引のない会社
- 予約が入ったブースで話す時間を予約してくれた
- ブースで話した予約した人と、当日立ち寄った人
- 会期後に商談お礼のあと、商談の日程が決まった
招待を送った数に対して予約が少なければ、招待する相手や文面を見直します。ブースで話したのに商談が少なければ、お礼の送り方や中身を見直しましょう。
まだ取引のない会社への招待は、1社ずつ「なぜ御社か」を書くのに手間がかかります。アポツムでは、AIが売れそうな顧客層と営業先を提案し、1社ずつ提案の理由を書いた文面を作ります。担当者が承認した文面だけを問い合わせフォームから送り、既存の取引先などはNGリストで除けます。文面には企業ごとの予約リンクが入るので、興味を持った企業がその場で商談を予約できます。
よくある質問
招待はいつごろから送ればよいですか？
決まった正解はありませんが、相手が予定を立てられるよう、会期の1か月前ごろから送り始めるのが目安です。直前にもう一度案内を送ると、予定を忘れていた相手にも思い出してもらえます。
招待はメールとフォームのどちらで送ればよいですか？
すでに連絡を取り合っている相手や、名刺交換した相手にはメールが向いています。担当者のアドレスが分からない、まだ取引のない会社には、公式の窓口である問い合わせフォームから送る方法があります。どちらの場合も、送信者と、今後の案内が不要なときの伝え方を書いておきましょう。
予約した人が来なかったら、どうすればよいですか？
会期中に、空いた時間で連絡してみるか、会期後にお礼とあわせて「また機会があれば」と案内を送ります。前日にリマインドを送っておくと、当日の行き違いを減らせます。
予約なしで立ち寄った人には、どう対応すればよいですか？
予約した相手との商談がない時間に対応します。話が深まりそうなら、その場で後日の商談の予約を取っておくと、会期後のやりとりが楽になります。
まとめ
- 展示会の集客は、出展前に招待を送り、ブースで話す時間を予約してもらうことで決まる
- 2か月前から翌週までのスケジュールに、招待とフォローの予定も入れる
- 招待は相手との関係に合わせて送り方を変え、なぜ来てほしいのかを伝える
- 予約ページは展示会用に分け、時間帯・枠の長さ・担当者・ブースの場所を設定する
- 会期後は早めに、話した内容にふれたお礼と予約リンクを送る
次の展示会では、出展が決まったその日から、招待する相手を書き出してみてください。
